浅谈如何加强企业档案管理工作

电力18讯：    企业档案工作是企业一项综合性的基础管理工作，也是企业信息工作的核心，是企业信息工作的主要组成部分。在企业各项活动中，如果忽视了档案工作，则会影响到企业的生产、经营和管理，影响企业的经济效益的提高，影响企业在市场经济中的竞争力。怎样做好新形势下企业档案管理工作呢？笔者认为，首先在思想上树立正确的认识，尤其要认识到改革开放和市场经济的新形势下做好这一工作的重要性和必要性；其次应是不断适应新形势，积极开发档案信息资源；与此同时，充分发挥档案信息利用，使挡案资料更好地为企业发展提供利用价值，为建设“一强三优”现代作出贡献。

诚然。新形势企业档案工作的新要求：一是档案要为改革开放服务；二是要搞好自身的改革。即档案工作首先要服从和服务于经济建设这个中心，使档案工作在促进经济建设方面发挥积极的作用，企业档案工作自身的改革是把企业档案工作纳入企业管理系统，纳入企业的目标规划，企业对档案信息资源的依赖性日益增强，企业档案工作在维护企业合法权益、改善经营管理、减少损失浪费，提高产品质量，增加经济效益方面能够发挥很大的作用。在管理上，除了做好档案工作六个环节外，还要把精力放在调查研究，制订规划、服务指导、当好参谋上来，坚持“三纳入”“三参加”，积极开发档案信息资源，编辑出适合本企业特点的有价值的专业性和参考性的编研材料，为领导决策服务，为企业经济建设服务。

围绕中心，进一步增强服务意识

在新形势的下，档案部门和档案工作者首先要认真学习邓小平同志建设有中国特色的社会主义的理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，紧紧围绕经济建设这个中心环节，解放思想，更新观念，进一步增强服务意识，要从不适应新形势的旧传统、旧观念、旧条条、旧框框中解放出来，把头脑中尚存在的封闭保守、求稳怕险的观念变为敢闯敢干、开拓进取的观念，把就档案论档案的单纯业务的观念变为注视改革开放和经济建设的新情况，为经济建设服务的观念；把一般的接待查档的利用观念变为积极开展档案信息的开发咨询服务，为经济建设和各项工作服务的观念，把坐、等、靠、要的观念变为发展档案事业积极主动争取和创造条件的观念，把不大重视经济效益的观念变为既重视社会效益又重视经济效益的观念。

适应新形势，进一步加强档案业务基础建设

为适应新形势，满足经济建设发展的需要，档案部门和档案工作者要进一步做好档案业务基础建设工作。由于《档案法》的颁布，人们对档案工作的重要性和必要性的认识有了明显提高，增强了档案法制意识，不少企事业单位的档案工作发生了可喜变化，企业领导分管档案工作，设立了专职档案机构，配备了专职档案人员，制定了档案管理制度，建立了档案管理网络，并根据档案管理的要求和企业经济发展的需要，在原有的基础上分别达到了省、市级和国家一、二级档案管理水平，取得了各级合格证书。但是，随着国家劳动、工资、人事三项制度的改革，有些企事业单位在“三改”中由于受劳动指标的限制，把原有专职档案机构改为兼职档案机构；把专职档案员改兼职档案员；有的档案人员调动频繁有的虽留有档案机构和人员，但因岗位工资较低，使档案人员思想不稳定，影响了工作积极性，有的单位分管档案工作的领导经常变动，甚至发展到无人过问的地步。由于出现了上述不正常的档案管理状况，致使档案工作混乱。

一要加强业务建设。首先要加强档案工作者政治素质的提高，认真学习档案法规文件，增强法制意识，确保档案的安全与保密。其次是加强档案工作者业务素质的提高。档案管理要求达到“五率”即归档案率为100%，完事率为100%，准确率为100%，查全率为100%，查准率100%，这就要求档案工作者研究和熟悉档案内容，认真钻研专业知识，掌握业务技能，以确保其档案的齐全性、完事性和准确性，档案部门和档案工作者要按照档案工作六个环节进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，其中收集、保管和利用是档案工作的主要环节，收集是基础、管理是手段、利用是目的，收集和管理是利用的前提，收集如收的不好，就会成为“无米之炊”，档案为经济建设服务就是一句空话。为此，在收集过程中，做到“三勤”即嘴勤、手勤、腿勤，要注重文件材料的平时收集，把收集到材料随时归入归卷类目。对企业开展的生产、经营、基建等重大活动，档案工作者应主动到现场收集已形成的材料进行归档，以确保文件材料的齐全和完整。在进行档案整理过程中，应遵循保持文件之间的历史联系，去伪造就无法判定文件的价值，将整理好的档案装订成册分别上架，综合档案室除应做好 全宗档案分类整理外，还应定期检查、督促部门档案室档案工作，切实履行监督指导职能，帮助指导兼职档案员做好文件材料的收集、整理、归档工作。

二要加强档案库房建设。档案是最珍贵的历史记录，为维护它的真实面貌，延长其寿命，减少污染和磨损，档案库房应按照防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫、防热、防震、防盗的“九防”要求，购置必需的档案装具和设备来改善库房的保管条件，最低限度地满足档案材料保管的耐久性。
三要实行公文。档案管理一体化，即办公自动化，实行办公自动化管理，对企业的生产、经营管理起着积极推动作用。一是局领导要在微机上进行批阅，担调和查询文件，缩短了文件处理速度；二是文件的收发登记用微机登录，使登录的文件清晰、美观，避免了文件受污和出现收、发的重要漏号现象；三是加速公文处理的周转时间，杜绝文件横传的现象，并对逾期承办的文件及时给予催办、督办；四是从公文的登记、分发、办理、归档等处理程度都留下了记录，便于查询和利用；五是方便了档案工作者进行档案的科学管理，对已经登录并有保存价值的收发文可采取自动转储的方法形成档案数据，无需再进行重复登录；六是文件材料整理完毕形成档案后，把档案数据输入微机，即形成全引目录，案卷目录，分类目录，卷内目录及档案统计报表，无需再用手工抄写的方法去完成。

服务经济，积极开发档案信息资源

档案工作要服从和服务于经济建设，就必须适应新形势，经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案工作要在经济建设中发挥作用，关键在于开发档案信息资源。通过开发档案信息服务，使档案工作的使用价值和作用充分体现出来，才能显示出档案工作的活力和生气，我们要扭转重保管，轻利用的观念，以提价档案信息服务取得的社会效益和经济效益来衡量档案工作。

一是建立健全适用的检索工具体系，形成多个检索入口。档案工作人员应认真地做好档案的基础管理工作，建立起多种适用的档案检索工具，应从企业的生产（工作）需要出发，编制出许多能够反映企业面貌的综合性，单一性，辅助性档案检索工具。如综合性的全宗介绍、全引目录、案卷目录、卷内文件目录，立卷情况说明；单一性的分类目录（卡片），专题目录（卡片）；辅助性的文件字号对照表、收发文登记、印发文件汇编等。在档案提供利用时，应能根据查询者查询信息的要求，从不同的查询角度，采用不同的检索方法，利用各类检索工具来提供利用档案。档案工作者对查询档案者应做到主动热情、无私奉献，认真帮助查找，提供方便，随来随阅，随借随到。

二是在档案利用的主动性上下功夫。主要做好以下两个方面的工作：档案人员应主动提供档案原件，在企业开展生产经营活动中有大量的档案材料需要档案人员主动服务到现场，如企业召开的党代会、工代会、团代会，进行党工团的换届改选工作，如果档案人员把已经保存的上届改选会议议程、组成人员及改选的步骤、方法等方面的档案原件调出来送到领导和有关部门负责人手中，就会减轻他们查询大量文件材料的负担，确保会议准备工作任务的如若完成，再如企业进行基建工程建设时，从工程的立项、选址、征地、施工直至竣工验收交付使用等一系列的建设过程要经过多种审批手续和编制各类工程建设材料，而通过档案工作人员积极主动地提供类似的工程档案，为基建工程提供相关的工程建设文件材料，就能避免企业工程技术人员在工程建设过程中的重复劳动，不仅能缩短工程建设的周期，而且还能节约开支，促进企业的经济效益和社会效益的提高。

三是搞好档案预测和市场调研档案工作者除了开展档案编研工作外，还要做好档案的预测和参加情报调研活动。根据本企业生产（工作）进展情况，预测各项工作利用档案的要求，有目的地确定利用重点。对已经立项的生产、基建工程、科研项目、档案工作者要配合有关人员走向市场调查了解所需情报和信息，把已经掌握的情报和信息及时进行收集、整理并反馈给领导和有关专业技术人员，使档案工作真正起到领导的参谋助手作用。

总而言之，通过开展企业档案的编研工作，可以解决许多生产经营管理工作中的重大问题，缓解企业对信息需求的矛盾，并能从利用者中得到赞赏，从经济效益里得到体现，同时也能提高档案工作的地位，赢得企业领导和有关人员对档案工作的重视和支持，从而进一步促进企业档案工作的发展。