县级供电企业合同审核和管理的分析与探讨

电力18讯：    供电企业近年来的党风廉政建设抓得很紧，要求也很严，内部风气和外在形象随着党风廉政建设的加强都发生了巨大的变化。但是，由于行业的自然垄断特点和外部环境的影响，合同管理弱化引起的腐败问题并没有从根本上得到解决，违法违纪案件时有发生。各个案件的表现形式虽有不同，但其本质及发案原因却有诸多雷同之处。本文结合保定供电公司近年来的合同管理和审核的共性分析，初探县级供电企业合同审核和管理的对策，为县级供电企业规范合同管理提供些许借鉴。

    保定供电公司管辖的22个县供电公司是于上个世纪九十年代中后期实行代管的，代管之初，《合同管理办法(试行)》、《招投标管理办法(试行)》、《合同会签表》、《合同审查意见表》等制度和表格即参照保定供电公司的模式修订下发，为县级供电企业的合同规范管理奠定了一个良好的基础。但由于县级供电企业自有的管理基础薄弱、机构设置不完善、合同管理人员素质偏低以及合同固有的受法律规范和调整的社会关系以及涉及着大量的法律专业问题，不同于企业内部生产、人事、财务等管理工作且已超越了企业自身的界限的特有特性，在十几年来的实践中，虽然没有涉合同案件的发生，但总有一种战战兢兢、如履薄冰的感觉。综合来看，主要有如下几点值得进一步的加强和完善，并应引起经营管理者的高度重视。

    一、制度不完善，有漏洞。虽然保定供电公司在合同管理方面有相当多的制度规定，但有些制度确实也存在着“原则性规定多，具体可操作性规定少;临时应急事项多，完整配套系统性少”的问题。比如，在电网建设改造工程中，由于时间紧，任务重，工程物资采购的合同管理就有不少的漏洞。一是在物资的采购上，由于工期紧和设备物资均价上涨、厂家观望等待的矛盾时有发生，若采用招投标，则时间不允许，为赶工期，就只能在原合作厂商中选择直接合同谈判。不能完全做到材料价格、质量的可控和在控，有造成浑水摸鱼，收受回扣的漏洞。二是在合格供应方的管理上，没有建立台账制度，只凭日常交往和关系，未能做到每次的交易均要对该合格供应方的资质进行审查，有被欺诈的漏洞。

    二、机构设置不健全，监督不到位，有空钻。目前，保定供电公司合同管理部门是综合管理部，物资计划部门是生产技术部，而物资采购只设了一个专职，往往造成生产技术部既是计划部门又是采购部门的事实，权利过于集中，没有其它部门对其进行有效的监控。如果任务完成得还可以，又没有突出问题出现，就没有了检查监督，造成了对有权部门和有权岗位人员的监督处于滞后等待状态。监督的缺位以及对监督责任履行检查考核不力，有效监控已成为物资采购合同管理上的一个薄弱环节。

    三、对合同签订授权的管理与控制存在随意性，有隐患。按国家相关规定，有效合同的成立必须由双方的法定代表人签字，但由于有时法定代表人出差等因素，在没有取得法定代表人授权的情况下，有的分管领导因为分管关系就与对方进行了合同的签订，有产生法律纠纷的隐患。

    四、供用电合同管理滞后有风险。2008年某公司诉某县公司赔偿停电损失48余万元的案件犹如昨天，损失巨大、反响极坏，通过近几年的努力，该县公司形象才得以重塑。教训可谓刻骨铭心。但几年来的供用电合同管理仍有缺陷和风险。一是用户供用电合同仍未完全签订;二是部分已经签订的供用电合同由于电网改造等原因，致供电线路名称发生变化，编号更新不及时，致使所签合同产权分界点与现场不符，产权分界点界定不清的现象仍然存在。三是工作开展不平衡，管理有缺位。由于供用电合同涉及到所有用电客户，签约数量巨大，导致在实际工作中存在重签订率、轻签订质量;重高压合同、轻低压合同;重城市、轻农村的现象，无法有效规避经营风险。四是合同管理工作地位不高、相关职能部门管理缺位。目前，供用电合同管理工作仅仅是作为供电企业电力营销工作中的一个相关专业来对待。在合同修签时仅是由营销部门负责把关，企业法律顾问、安监、纪检等部门没有参与进来，虽然有统一的范本，但由于客户用电的特殊性，造成合同修签中的条款是否合规合法、安全责任是否明确、电价定价是否存在商业贿赂等工作缺乏有效的监管。

    五、电网建设施工合同有缺陷。一是由于施工中的不确定因素和设计文件中固有的错、撞、碰、漏，工程设计变更不可避免，但双方对合同的变更一般不作补充;二是在已完工程验收时没有按“对基础、主体等分部工程验收除要有勘察、设计、质量监督、档案和与之有关的单位参加外，还要有规划、消防、环保等部门参加”的硬性要求进行。

    存在如上的问题，那么，作为一个县级供电企业的合同审核和管理部门，应该如何来审核和管理合同呢?笔者结合实际工作经验，对县级供电企业合同的审核和管理谈谈如下的看法：

    一、专设合同管理部门，统一归口审核和管理各职能部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各职能部门(主要有生技部、营销部、物资公司等)作为合同二级管理部门，负责本部门的合同签订和履行，并向合同管理部门、企业法律顾问定期汇报有关合同的执行情况。为使统一合同管理模式的有效运行，则必须要建立健全的企业内部规章制度，使管理工作有章可循，应主要完善合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核合同等系列合同管理制度，从而做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。着重还要注意以下三个方面的防范和控制：一是对企业公章或合同章的保管。根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定，企业的公章和合同章具有法定的法律效力。换句话说，企业公章等于企业的签字。一般在合同中，就算没有企业法定代表人或者授权人的签字，只要盖上了公章或者合同章，也可以认为，该企业已经认可了该合同的有关条款，该合同对该企业就有了法律的约束力。当然，如果是企业内部职工私自使用公章为自己谋取利益，则按《最高人民法院关于企业职工利用本单位公章为自己实施的民事行为担保企业是否应承担担保责任问题的函》的规定进行处理，企业无须承担责任。二是对企业职工合同签订授权的管理与控制。几乎所有的企业都会存在这个问题，但实践工作中，企业不可能将所有的合同签订都集中于企业的某个人身上，这不仅是因为该人不可能每天每时每刻都会在办公室的实际，更会产生权力授予与权力控制的矛盾，这就要求企业根据实际需要制定如何制约和约束职工签订合同的权力，以避免非实际代理情况的产生，避免对企业带来被动的局面。三是对企业的被解聘主要负责人的防范。如果企业解聘企业的负责人，则应在解聘的同时在公开化的媒体上进行公告，并应及时明确告知与企业有主要或者重要经济往来关系的客户，以防止合同风险的发生。

    二、对合同进行分类，对重要合同作重点审核和管理。一般地，县级供电企业的重大合同主要有：合作发展合同、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、交易合同、金额巨大的购销合同、大客户供用电合同和电网建设合同等。由于这些合同涉及到企业的重要经济利益，属重大经济活动的主要部分，对企业的发展有着至关重要的影响，因此，在签订合同过程中，一定要注意甄别这些合同并列为合同的重点审核和管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都应有企业的法律顾问和合同管理部门的主要人员的参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业的合法权益。

    三、注意对合同的全面性进行审核。合同内容丰富多样，合同的条款较为复杂。因此，对任何一个合同的审核，都应做到有的放矢，对主要的内容和重要的条款做主要的审核。根据《合同法》的规定，合同的主要内容包括：当事人的名称或者姓名和住所;合同要履行的标的物;标的物数量;标的物质量;标的物价款或者需要支付的报酬;履行期限，履行的地点和履行的方式;违约责任;解决争议的方法。
    日常合同办理时，应对以下几方面的内容进行重点的审核：

    (一)对合同当事人身份和资格的审查。这是合同审核中首先要确认的问题，也是防止合同欺诈的最有力的防范措施。因为合同当事人的身份和资格直接关系到合同签订后是否有效是否能真正履行的先决条件。首先，应要求对方出示有效的企业营业执照，本人的授权委托书及本人的身份证，还要对企业的所有持证情况及资格进行审查。比如说，电网建设合同，因为涉及的责任重大，就要对涉及整个建设工程的合同采取如下的审核和管理措施：一是合同订立和履行过程管理。合同签订前，应审查对方主体的资格、资信状况、履约能力、经营范围、对方的《营业执照》、《法定代表人授权委托书》等相关资料，并审查合同主要条款是否齐备，确保合同的合法性和完整性。合同的签订应实行会签制;并以书面形式定期将合同约定直接履行相应的责任和义务等合同履行情况向市供电公司汇报，市供电公司再根据合同履行情况和单项工程验收情况定期将应由省公司拨付的款项拨付至县级供电企业。二是工程项目责任制合同内容审核，包括：工程项目的名称、编号;工程费、工程进度，开工和竣工时间，资金使用情况，工程的质量标准和安全措施，双方的权利、义务及违约后的处罚等。三是工程项目施工合同内容的审核，包括：工程项目名称、地点，工程设备材料、施工工期、工程质量及验收标准、安全管理责任、工程价款及支付时间、方式，双方的权利、义务及违约责任等。此外还要将施工单位在投标时的书面承诺也应写入施工合同中以及合同中还应明确规定生产(运行)单位对施工方有施工质量的追溯权。四是工程项目监理合同内容的审核，包括：监理范围，工程的名称、地点、规模、所用设备材料、施工工艺、工程造价及总投资，监理目标，监理措施，监理流程，监理合同的期限，监理酬金的数额及支付时间、方式，监理依据的标准，双方的权利、义务及违约责任。在工程实施过程中，双方共同签署的补充文件和修正文件，也是合同的组成部分，与合同具有同等法律效力。五是工程项目设备材料订货合同的审核，包括：产品的名称、规格、型号、生产厂家，产品的价格，产品的数量和质量标准，产品的交提货时间、地点、方式，验收方法及时间、地点;付款的时间和方式，产品的技术规范和要求，售后服务承诺，供应商在投标时的书面承诺，双方权利、义务及违约责任等。其次，如果是标的金额巨大的购销合同，那么，企业在签订合同之前，应派遣相关人员或委托中介对对方所在地进行审查，这种审查并不仅仅是对对方企业表面化的考察，而是应对对方提供的各类执照、证件、资格证、许可证、财务报表等进行仔细的审查。在对企业本身审查的同时，若有必要，还应去法院调查核实该企业是否存在诉讼案件，去工商行政管理部门调查核实该企业的年检注册和历年的奖罚情况，去土地管理部门和房屋管理部门调查核实该企业是否存在不动产的抵押担保，去税务局调查核实该企业是否存在拖延缴纳税费或者是否还有税费没有及时上缴情况，去环保局调查核实是否存在严重污染环境的行为等。以上几个方面的调查核实的信息，都是公开化的，因此，企业只要稍微认真，就不难对此进行实地的审查。当然，以上两个方面的调查核实，因合同的内容侧重也就不同，县级供电企业可以根据实际需要选择各自的侧重点进行调查。

    (二)对合同标的物符合国家各项标准(产品质量等)的审查。县级供电企业主要的标的物涉及不是很多，一般有发电设备、输配电设备、变电设备、调度自动化设备等，但由于供用电的发、输、配、用的同时性和涉及千家万户的特点，对这些标的物的质量标准要求就比较高，所以，做好标的物的标准审查就显得尤为重要。这种审查其实就是帮助企业对对方产品质量的一种表面化理解。企业不应只相信对方提供的各类许可证和证件，而应根据对方提供的相关证件，通过行业内各供电企业间的咨询、委托异地审查或者实地考察等方式予以实际的审核，方能把好标的物的质量关。

    (三)价款的支付审查。对价款的如何有效的约定，会直接影响到对方履行合同的心态，直接关系到合同是否会顺利履行。产品销售方，如《供用电合同》，应尽量明确电价价格和付款方式及时限，必要时可以对预交电费达成协议条款，避免事后催费的工作量的增大。产品买受方，则应要求价款的支付应与产品的供应量和供应时间相配应，应尽可能避免出现价款先支付后提供产品的条款。

    (四)违约责任的约定。可以说，违约条款的如何约定，直接反映出该合同的质量如何，也直接反映了该合同可以顺利履行的可能性。根据多年的合同管理实践，合同对违约条款的约定越简单，就越容易出现法律纠纷。我们经常会看见合同中关于违约责任的这么约定：双方应严格履行本合同，如一方有违约，则另一方根据法律规定追究其违约责任。稍微懂法律知识的人，都知道，这样的约定，对于保障合同的履行是起不了任何积极意义的。《合同法》早有规定，合同违约，违约方当然必须要承担违约责任，赔偿对方的经济损失。这是法定义务，无须要当事人在合同中约定。但如果赔偿、如何计算经济损失等这些最重要的问题都没有涉及，则会对守约方追究违约方的违约责任造成很大的障碍，而这也是违约责任的审核的核心所在。如果当事人没有在合同约定明确的违约金或违约金的计算方法，那么，一旦违约，守约方就无法直接向对方索赔。守约方如要想对违约方索赔，那么，他首先要证明自己确实受到了经济损失，其次他还应证明自己的经济损失是因为对方的违约而导致的，再次，他还应计算出自己受到经济损害的具体数额，该数额必须用货币价值来反映。满足以上三个方面，他才可以向法院主张违约方的承担违约责任。而在法庭上，他还要面对违约方的质证和抗辩，这些都无疑大大增加了他索赔的难度。2008年某公司诉某县公司赔偿停电损失48余万元的案件就是一个例子：县公司拿不出更换计量、有效的《供用电合同》等有效证据，很难面对对方的质证，明显地使自己处于了不利之地。而对方就是根据一个自己设备的大小和停电时间，就得出了停电损失的证据。这就是为什么合同的违约条款的约定的越具体越详细，越可以保证合同的顺利履行的关键所在。

    (五)合同争议解决方式的审核。一旦发生违约情形，采用何种方式来解决争议纠纷就显得非常重要。当前解决合同争议纠纷，主要是仲裁或诉讼。由于我国当前的地方保护主义的存在，因此，仲裁或诉讼的地点尤其显得重要。建议在合同中，应尽可能选择在企业本地诉讼或者仲裁，宁愿在其它方面做出些让步。如果合同中没有约定或者约定不明确的，根据法律规定，当事人可以选择诉讼地的，那么，一旦双方争议无法协商一致，企业就应尽快先向有利自己的法院提起诉讼，以求得有利于自己的法院管辖权。

    四、强化合同的监督和管理

    (一)增强企业风险意识，自觉接受社会监督。加强对各级管理人员、员工合同法规的宣传教育，促进各级管理人员特别是领导者和决策者转变不合时宜的思维和模糊认识，增强法制观念和风险意识。采用培训班、法律咨询等形式，培养一支懂法律、懂合同的经营管理队伍。促进各相关职能部门互相配合，共同努力，搞好公司合同管理工作。自觉接受社会监督，对电费电价做到“四公开”，即收费项目和标准公开、服务标准和作业程序公开、服务承诺内容公开、公布行风投诉电话接受监督的方式公开。同时，做到收费有依据，服务有内容，严禁违规收费、强制服务、多收费少服务或不服务的行为。

    (二)应充分注意合同的法定期限和约定的期限。主要是指企业因超过法定规定的期限而丧失合同法规定的一些法定权利的行使权。合同法中有许多法定权的行使都有明确的期限，超过该期限，行使权也就丧失了。而实际上，所有这些期限的规定，对企业履行合同都是有相当大的影响。因此，企业应定期翻阅和审核合同备案件，一旦发现问题就及时向主管领导汇报，并采取相应的补救措施。比如合同法第54条规定：“当事人一方因重大误解订立的或在订立合同时显失公平的，有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销;一方以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立的合同，受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销。”在54条中还规定：具有撤销权的当事人自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内没有行使撤销权，则该撤销权消灭。再如合同法第158条关于对产品数量和质量检验的规定：当事人没有约定检验期间的，买受人应当在发现或者应当发现标的物的数量或者质量不符合约定的合理期间内通知出卖人。买受人在合理期间内未通知或者自标的物收到之日起两年内未通知出卖人的，视为标的物的数量或者质量符合约定，但对标的物有质量保证期的，适用质量保证期，不适用该两年的规定。如果企业在合同签订后，就把合同束之高阁，那么，显然不会注意到以上撤销权的时间限制。以上的撤销权期限，其实都是国家从法律上对受损方的一种法定的救济权的规定。由于合同本来就是双方在自愿互利的基础上的合意，双方都有义务审查对方的身份和资格，都有义务仔细审查相关的条款。因此，这种法定撤销权的行使是不可能无时间限制的。还有一种情况是双方自愿在合同中的约定。合同法第93和95条：当事人可以约定一方解除合同的条件。解除合同的条件成就时，解除权人可以解除合同。法律规定或者当事人约定解除权行使期限，期限届满当事人不行使的，该权利消灭。法律没有规定或者当事人没有约定解除权行使期限，经对方催告后在合理期限内不行使的，该权利消灭。

    (三)要妥善保管好合同的原件，注意保密合同的具体内容。合同的原件保管是非常重要的，这不但是合同履行的必要条件，更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢，则会多企业索赔造成非常被动的局面，甚至会导致无法进行索赔。许多合同的内容是企业不愿意公开的，也有些合同中会涉及到商业秘密或者技术秘密。对这些合同的保管，格外显得重要。笔者建议将这些合同保管员列入涉密人员加以管理，以防止泄露重要的内部信息。至于应该将合同原件保管多少期限，笔者以为越长越好，最短不应少于2年期限，且这2年期限自合同履行完毕之日起计算。之所以是2年期限，主要是我国的民事纠纷期限也是2年。当然，有些合同2年期限显然过短，尤其是那些重要的设备、工程安装、工程施工合同等等，由于有了质量终身制的约束，这些合同的保管期限至少应等于或大于它的使用年限。如果在规定的使用年限内发生质量事故，承建单位仍然负有承担违约责任之可能。这时候如果建设方与承建单位的勘察设计合同、工程施工合同、设备安装合同等已经毁损了，那么就会陡然增大建设方向承建单位索赔的难度。

    总之，在合同的管理和审核上必须严格按照国家的相关规定并结合自身的特点，切实做到主体不合格的不签，违反国家法律、法规、政策的不签，经营范围不明确的不签，对方资信调查不清的不签的“四不签”和主体合格、内容合法、责权对等、条款齐备、用语规范、书写工整、格式正确、签章完全等8个方面的“八审查”，才能真正使企业的合同管理工作逐步步入科学化、制度化、规范化的轨道，才能确保县级供电企业各项经营管理活动的合规合法。（保定供电公司：田光辉）