保定供电公司：农网完善工程项目档案管理创新的探讨

电力18讯：    【摘要】以农网完善工程为试点，保定供电公司农网完善工程项目档案管理切实落实“四化”管理要求，致力于农网完善工程项目档案管理理念和管理方式的创新，通过标准、固定的归档模版，依托统一的管理平台，探索实践并形成保定供电公司农网完善工程项目档案管理的新模式。

    在农网完善工程项目中，通过先进的管理手段代替传统的管理方式，用计算机管理贯穿工程档案管理的全过程，将人为因素降低到最少，从而有效地指导工程项目文件材料的收集、整理，使项目文件材料归档工作与工程建设同步进行。努力确保农网完善工程项目档案的完整、准确、系统，保障工程项目档案管理工作与国家电网公司“两个转变”和“精益化、标准化”管理要求相符合。

    一、工程项目档案管理的滞后和被动

    近年来，保定电网建设超常规发展，各项业务工作节奏明显加快，不少电网建设工程项目存在抢建赶工现象，档案人员在工程项目档案管理过程中协调工作量加大，工作内容和强度明显增加，工程项目档案管理工作显得滞后和被动。国家标准、行业标准和国家电网公司、保定市档案局等上级单位均对重大项目建设档案管理提出了严格要求，保定供电公司也建立了相关的工程项目档案文件材料形成、积累、整理和归档制度，但在实际操作过程中，仍然困难重重。工程项目档案在整个工程达标评优过程中具有举足轻重的作用，保障农网完善工程项目档案达标评优创精品档案的任务相当繁重。农网完善工程项目档案管理过程中存在的矛盾主要体现在五方面：

    （一）标准规范难以执行到位。农网完善工程项目绝大多数属于省级及以上重大建设项目，对这部分工程项目档案的管理，国家档案局、国家电网公司、保定市档案局等均有相应的规范和标准，但在执行过程中没有很好的管控措施，人为因素突出，普遍存在事后控制、文件材料收集不全等现象，很难确保办法和制度不折不扣地执行，没有形成有效全程监控档案的管理体系。

    （二）协调工作量大。农网完善工程项目参建单位多，建设周期长，单项工程完工时间有早有迟，各单位往往重建设、轻档案，档案管理和项目建设很难同步进行。重大建设工程项目档案一般要求在竣工投产3个月内完成，由于各参建单位对工程项目档案管理的职责不明确，工作界面分工不清晰，业主单位（建设单位）档案管理中的协调工作量大。往往是摁下葫芦起了瓢，这个项目协调好，另一个项目又会有扯皮、推诿现象发生。

    （三）工程项目档案质量难以保证。各参建单位档案管理员的业务水平参差不齐，认识和做法不统一,不能有效地控制档案的形成质量,经常出现对标准的理解不统一或执行不到位而造成的返工工作量；工程项目档案管理各环节衔接不流畅，影响整体工程项目档案的管理效率和质量。

    （四）业务培训指导难以持久有效。各参建单位往往没有固定的专业档案管理员，兼职档案员或资料员经常更换，业务指导的工作量很大，档案专业培训效果不理想，且难以持久有效。

    （五）工程项目档案数字化程度不够。在农网完善工程项目档案的管理过程中，重视实体档案的收集、整理、归档工作，忽视档案的数字化工作，照片、视频等档案的收集力度不够，数字化成果没有统一载体和统一格式,制约了工程项目档案信息快速有效共享。

    二、构建工程项目档案管理新模式

    目前，各单位对重大工程项目档案的管理都基于传统的实体档案管理模式，没有把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系,没有形成标准的相对固定的模式。为此，保定供电公司以“集约化、规范化、制度化、标准化”管理要求为指导，在认真贯彻落实国家、行业有关标准的基础上，结合保定供电公司工程项目档案管理的实际经验，寻求新的切入点，致力于工程项目档案的管理创新，探索实践并形成保定供电公司农网完善工程工程项目档案管理的新体系。

    执行一个标准。长期以来，对于重大建设工程项目档案的管理办法和规范很多，保定供电公司根据国家档案局、保定市档案局、国家电网公司对重点建设工程项目档案管理的办法和规定，先后制定了《保定市农网完善工程项目竣工档案编制及整理规范》、《农网完善工程项目信息资料管理规定》等，这些办法和规定对于规范农网完善工程工程项目档案管理起到了很好的作用，但由于办法内容多，可管控措施少，国家、行业的标准一更新，办法和规定需不断完善和修订，犹如在一件外套上不停地打补丁，补丁越来越多，衣服越来越重，加上重大项目建设周期长，各工程项目档案管理执行的标准却越来越模糊。今年，国家电网公司又制定下发了《国家电网公司农网完善工程工程项目档案管理办法（试行）》。保定供电公司为落实国家电网公司“四化”管理要求，切实将档案管理办法执行到位，以统一性为原则，在国家电网公司办法的大框架内，结合保定实际细化执行，对保定农网完善工程工程项目档案的管理坚持一个声音，执行一个标准。

    统一一个平台。保定供电公司原有科技档案管理平台不统一，各单位资源不能共享、信息不能互通。2010年，保定供电公司在试点使用国家电网公司版档案管理系统的基础上，开始在系统内全面开展实施应用推广工作。通过该系统的实施建立起一个覆盖国家电网公司本部、区域网公司、省公司、地市供电公司、县级供电公司“五级一中心”的档案管理信息平台。通过统一使用档案管理平台，逐步实现各级单位间互联互通的档案信息资源共享和各门类档案业务模式的规范统一。在做好系统内联网单位统一使用档案管理平台的基础上，拓展延伸对国家电网公司版档案平台的应用。对不能联网应用的电网建设参建单位，采用离线操作方式，利用技术手段加强工程项目档案管理工作，要求各参建单位同样使用国家电网公司版的档案管理平台，统一了各非联网参建单位的档案管理模式。在满足各参建单位对于工程工程项目档案信息化管理的实际业务需要的同时，实现各参建单位在联网及非联网情况下的实时归档，实现各参建单位、总承包单位、业主单位、运行单位之间的档案信息互通。即总承包单位可以对各参建单位的工程项目档案工作进行监督管理，参建单位可以对总承包建设单位进行档案数据的汇总上报，总承包建设单位可以向业主单位、运行单位实现跨全宗工程项目档案移交。

    建成一个模版。以农网完善工程项目为例，从工程前期文件到设备文件，所有归档文件材料内容一般会形成几十个个案卷，条目信息多达几千条。这些归档文件材料一般由项目法人、建设管理单位、施工单位、监理单位、招标代理单位、设计等单位形成。保定供电公司创新地将国家电网公司、保定市档案局等对农网完善工程工程项目档案的管理办法和要求，特别是细化后的国家电网公司农网完善工程工程项目档案管理办法规定的所有归档文件材料内容项目，输入固化到档案管理平台上，形成保定电网各类工程项目归档标准模版，所有联网的参建单位通过在线系统，未联网的通过离线系统，参照归档标准模版，进行归档文件材料的收集、整理、归档工作。通过标准归档模版，最大限度地保障文件材料的收集齐全完整，确保工程项目档案管理的业务规范和标准不折不扣地执行。

    构成一套体系。通过标准、固定的归档模版，依托统一的管理平台，利用计算机系统，以在线或离线的方式，规范贯彻执行工程项目档案管理的制度要求，从而统一对工程项目档案管理的标准、模式和做法，实现对工程项目档案工作流程的标准化控制，实现档案业务流程的数字化和自动化，从而建立起对工程项目档案管理有效全程监控的管理体系。

    三、保障新模式实施的措施和成效

    去年底国家电网公司版档案管理系统已实施推广至保定供电公司直属各单位和各县市级供电企业，目前已逐步开始县级供电企业的推广工作，各单位的档案管理平台正逐步统一。

    （一）通过归档模版保障工程项目档案的齐全完整。虽然农网完善工程工程项目档案内容繁杂、数量众多，但还是有很多共通之处，我们结合保定供电公司多年管理工程项目档案的经验，通过调研分析，将建设项目从项目前期、土建施工、设备安装到竣工投运等各阶段产生的归档文件材料按照一定的规律梳理，将常规归档的文件材料内容罗列出来，形成树状结构的工程档案模板。以一个变电站为例，通常需要归档的项目大约有150项，其中建设管理单位约26大项；项目法人约12大项；招标代理机构约9大项；监理单位约20项；施工单位约100项；设计单位约10项。业主单位（建设单位）从项目筹划、开工时就先期导入档案管理,项目一启动就将归档任务通过模版下发到各有关单位。各参建单位在接到某工程项目档案归档任务后对号入座，通过离线（非联网单位）或在线（联网单位）档案管理平台，参照收集，强制执行。将被动归档的意识转化为主动归档的任务，通过模版清楚地知道“我要归档哪些内容、这些归档内容归到哪个类目、哪些必须要挂接电子文档”等。工程管理单位实时对工程档案管理的各环节进行网上检查、监督、指导，并根据工程进展情况分阶段进行归档情况的校验，及时开展网上催交工作，使建设工程项目档案管理更加标准化、规范化、有序化。网上电子归档检查合格后，再进行实体档案的移交接收工作，减少因要求不明确、标准不统一、理解不一致而造成的返工工作量。通过这一模式，各单位任务明确，同步建档，推诿扯皮的情况明显减少，归档质量标准规范，工作效率和质量明显提高，真正实现工程档案的超前管理和全过程控制，有效避免了责任不落实、工作不到位，保障了工程工程项目档案的齐全、完整。

    （二）通过升级档号实现工程项目档案集约化管理。之前，保定供电公司110千伏工程项目档案分别在地市公司、超高压公司保管,两单位保管内容各有所重。工程项目档案的编号方式为110011-8402-001-001。其中第一段号110011即代表110千伏第一个项目第一期，第二段号是根据《电力工业企业档案分类表6―9大类》规定的类目号，如8402类目表示变电站初步设计。第三、四段号表示卷、件顺序号。超高压公司如此编号，保定公司如此编号，县市公司也同样编号。不难想见，在超高压公司编号为06的某一个项目，即保定境内第6个110千伏变电站，到石家庄地区可能就是03，即石家庄的第3个110千伏变电站，而同样的03编号在其他地市公司会重复出现，增加了系统内各单位档案的库藏量，也不利于重大建设工程项目档案的集约化管理。同时，参建单位需针对建设单位和运行单位制作不同编号的几套实体档案，给各参建单位归档增加了工作量。推行新的归档模式后，第一段位的档案由四位升级到六位，以110千伏变电站为例，档号为11003301-8402-001-001，即代表110千伏第33个项目第一期工程变电站初步设计第一卷第一件，由档号即能清晰地看出这是保定境内第33个110千伏变电项目。之前形成的110千伏工程项目档案，通过制作对照表的方式进行一一对应。通过统一的档案管理平台，能集中展示工程项目档案。全套110千伏项目实体档案由超高压公司保管，运行单位仅需保管检验维护使用等过程中需要的实体档案。各参建单位将相同编号的实体档案移交建设单位、法人单位、运行单位，减轻了工作量，也更利于工程项目档案的规范化、集约化管理。

    （三）通过统一应用提升档案人员的业务水平。依托统一的平台和模板，通过对档案工作流程的超前控制、标准化管理，使建设单位和业主单位的档案管理员将工程项目档案管理工作从末端移到前沿,将后续工作变为前置条件,通过网络就可以对工程档案各环节进行实时监控检查和监督指导，将工程项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，确保协调有效，标准执行到位。可根据模板结构对工程档案进行验证，并生成完备的缺项缺件报表，准确地统计出哪个分项哪个分类哪个细目，属于某某单位负责的档案没有收集，档案管理员可据此进行督导和催交。通过该模式可以统一电子档案的格式和载体，实现工程项目档案的实时自动化和数字化归档，实现工程项目档案资源的快速有效共享,形成保定供电公司工程项目档案查询中心，为项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作提供重要依据，为建设智能电网提供基础支撑材料。同时，通过该平台的深入应用，可以锻炼打造一支专业化的工程档案业务人员队伍，可以全面提高系统各单位档案管理人员的业务素质和技术水平。目前，此种模式正在保定供电公司实践中，这也是我们检验对工程项目档案管理规范和制度能否切实有效执行的有益尝试。

    在国家电网公司对各项业务工作集约化、标准化、规范化、制度化管理要求日益严格的形势下，在保定市对重大工程项目档案管理高度重视的情况下，探索并执行对工程项目档案高效标准的管理模式，充分利用计算机信息技术，真正实现有章可循的管理模式，应该是好的趋势，是档案专业规范化管理、标准化作业的必然方向。