县级供电企业办公自动化文档管理中的问题及对策

电力18讯：    一、县级供电企业办公自动化文档管理工作中存在的问题

    (一)公文处理方面：

    1、传统习惯仍占有一席之地。目前基层单位仍有少数同志不习惯于电脑阅文，习惯将文件打印出来阅办，这样信息员就必须同时办理纸质、电子两套文件，不仅未能达到提高效效率的目的，相反增加了工作量，浪费了人力物力财力。对于另外一些非正式的事务性通知等的发布，由于大多数人习惯了电话通知，很少运用通告栏或网页等现代化工具，电子办公的优势难以体现，办公自动化网络在个别基层单位形同虚设。

    2、代签现象使文件流程形同虚设。虽然公文处理系统设计严密，要求手续齐全、程序到位，该走的流程都要有相关负责人的签字。但在实际操作过程中，少数单位大多由信息员分别以不同的身份进入，从头到尾一手包办代替，相关负责人的审核把关功能难以真正落到实处。


    3、素质参差不齐成为系统应用瓶颈。由于少数单位没有配备专职人员，公文处理系统信息员往往还要承担大量的事务性工作，难以安心下来钻研本职工作。同时由于培训机会少，自学意识不强，思想上消极被动，部分人员相关的公文、微机基础知识匮乏，对公文处理系统的一些查询、跟踪、模板等功能知之不多，严重制约了公文处理系统的有效应用。

    4、发文流程过于冗杂不利于实际操作。按照公文处理系统的设计，发文在局内的流程需经过拟稿、初核、初审、复核、复审、会签、签发等诸多步骤。在实际操作过程中，初审、复审、签发三个权限一般均授予分管领导。由于重复传递次数过多，不仅增加了公文运转时间，降低了工作效率，而且也往往难以逐个落实到位。

    5、系统设计上存在一定缺陷。一是制约性不强。收文登记中仅对发文日期及公文标题作了必填项设计，发文拟稿中未进行必填项与选填项设计，一些重要项目不填写都可以进行下一步的操作，有悖于公文处理规范化的要求。二是权限设计不合理。如校对权限过大，给予校对权限，便能对所有已签发的文件无条件地进行修改，使正式文件的严肃性和安全性得不到有效保障。三是系统维护功能不够强大。如人员调离之后，将该人员从人员编码中删除，但与之相关的传递关系必须逐项进行修改，而且这一人员代码在授予其它人使用之后，也出现一系列问题。四是文件录入形式过于单一。该系统仅提供了Word文档格式的文件录入，目前应用较为广泛的EXCEL、PDF等文档要通过该系统传递，必须应用相关软件，经过较为复杂的转换过程才可实现，这不能不说是其在设计上的一大缺憾。

    6、相关功能缺乏不能满足工作需求。首先，由于与之配套的电子归档系统迟迟不能到位，一方面增加了档案人员的工作量，另一方面难以达到地方档案部门有关档案管理自动化的要求，年年档案年审，年年只能以“系统未到位”来搪塞。其次公文处理系统应用多年来，未能及时根据工作发展需求对公文处理进行相应升级完善。

    7、公文格式和内容有待进一步规范。在文种上主要表现为：混淆“报告”与“请示”、“通知”与“函”的区别，造成行文准则和使用文种的混乱，影响了公文的效力和发文机关的形象。在格式上主要表现为：文件版面尺寸前后不一致，不够美观庄重；发文机关字体字号印刷不标准，什么字样都有；上行文未留供领导人批示或签署意见的位置；无签发人签名或发文字号，签发人、签发人姓名的位置放置不符合规范。在内容上主要表现为：闭门造车多，深入联系实际少；繁文缛节多，内容不精、质量不高、价值不大；主题词选词不当，词不达意。在文件处理上主要表现为：运转流程中不必要的层次、工作环节过多；公文压、拖、扣、滞留现象严重；向上级行文时多头主送，耽误了对公文的及时处理。

    (二)档案管理方面：

    1.档案整理不够深入。有的单位档案室装饰得富丽堂皇，硬件设施一应俱全，但是经不起仔细检查。一是搜集不齐全。只注重了文件的搜集，对于能集中反映本单位历史面貌的组织沿革、干部职工花名册等相关资料很少纳入档案管理范围。另外只对文书档案的搜集较为注重，忽视了实物、照片以及新兴的电子档案等其它各类别档案的搜集工作。二是排序不规范。部分单位仅按年限机构保管期限对归档文件进行了粗分，未进行下一步的分类，排序较为杂乱。三是内容不完整。由于现在局内所有收发文全部通过微机进行，很多单位在档案归集时都只注重了对文件内容的搜集，而对于能够反映文件在局内部流程及领导最后签发意见的文头纸等项目搜集不全，不能够反映文件的历史原貌。总而言之，档案整理缺乏完整性、规范性、系统性，工作不够深入。

    2.人员专业素质不高。办公自动化的出现使档案工作经历了重大变革，其管理职能也发生了巨大转变，从而对档案管理人员提出了更高的要求。作为一名合格的档案管理人员，必须熟悉本单位主要业务，具备相应档案管理专业知识，而且还要懂得微机操作。档案人员如果不能积极满足时代发展需求，不断增强信息处理能力，开发档案信息资源，档案工作就难以呈现新的面貌。

    3.经验总结交流不够。一是上级部门很少开展档案专项检查工作，对情况不甚了解，因而也很少提出有针对性的意见。二是受档案人员自身素质所限，平时工作中创造出来的一些好经验、好做法不能及时形成文字材料，对内总结，对外推广。纵观诸多县级供电企业宣传杂志，涉及档案管理方面的文章少之又少，难得一见。在实际工作中有问题、有疑惑，不知道上哪儿去寻找答案。

    4.部门之间协调不够。一是在档案的分类方法上存在不同意见。根据省市公司要求和县级供电企业实际情况，我们在归档时采取的是年度机构保管期限的分类方法，尽管这一分类方法为《河北省归档文件整理实施细则》中确定的归档方法之一，但地方档案部门一直对此持有异议。他们认为，这样不利于保持归档方法的连续性和稳定性。二是电子归档系统不到位的问题。按照档案管理部门的要求，达省一级标准的单位必须采用文档一体化软件进行收发文处理，必须为各门类各载体档案建立电子目录数据库。由于省市公司与地方档案部门缺乏有效的衔接沟通，与公文处理系统配套的电子归档软件系统迟迟未能到位。

    二、改进办公自动化文档管理工作的相关对策
针对平时文档工作中发现的具体问题，我们认为，要从如下几个方面进行解决：

    (一)领导层高度重视，审核部门严格把关。文档工作要做好，首先领导必须高度重视。因为领导不仅要亲自动手起草和主持起草一些重要文件，而且单位制发的所有文件必须经领导审定签发。因此领导应率先垂范，以身作则，为其他工作人员做出表率。其次，要加强文档工作的审核把关。各级工作人员必须明确职责分工，落实岗位责任制，把好文档质量关、运转流程关。

    ( 二)定期进行全员培训，提高整体运用水平。文档工作具有普及性、连续性，其中任意一个流程出了问题，整个工作链就断了，因此，它对全员素质要求很高。目前县级供电企业经历了几轮机构改革，文档人员变动频繁，很多是新手上岗，未经过相关知识培训。建议：

    1、有步骤、有计划开展培训。可以通过以会代训、专题培训、岗前培训、考察学习等各种形式，有针对性地进行相关文档基础知识培训。不仅机要员要学，各部门信息员要学，领导干部也要带头学。

    2、对文档工作人员要高标准、严要求。不仅要掌握相关公文、档案知识，还应对供电管理、经济、历史、管理、微机等方面知识有所涉猎，以适应现代文档工作的要求。

    (三)建立竞争激励机制，吸引优秀人才上岗。如：实行岗位系数管理，适当提高文档工作人员岗位系数，吸引优秀人才在竞争上岗时选择这一岗位；鼓励文档工作人员积极取得相关专业职称，并予以肯定，提高其学习积极性；政治上给予适当待遇，省市公司可在年终评先表优时将文档工作这一块纳入考虑范畴。

    (四)善于搜集各方意见，及时改革有关制度。可进行如下尝试：1、对现行公文处理系统进一步修改完善。可以在县级供电企业广泛开展意见征求活动，由具体工作人员提交对基层文档工作、现行公文处理系统的意见及建议，再由专家进行可行性论证，及时改革、完善、充实有关系统；2、改革现行综合档案室管理制度，变大而全为小而专，分别建立公文、生产、经营、会计、实物等专业档案室。因为如会计档案等一些专业档案，其针对性很强，借阅人员较为固定，而且其整理也有相关专业要求。而一旦查阅起来极为繁杂，往往耗费大量时间，由于全部档案均要求存放在机关综合档案室，档案员必须全程陪同查阅，既无必要，又耽误时间。
(五)主动进行自我展示，争取自己一席之地。如：开展基层文档理论研究，积极参与有关交流活动，与各地同行共同探讨基层文档工作的有效途径和可行模式；举行相关知识竞赛，增强全员参与意识，营造整体氛围；依托公文处理系统建立网上信息查询数据库，强化现行文件利用效果；对内积极争取领导层面对文档工作的支持力度，对外主动进行宣传，扩大文档工作的社会影响，进而推动基层文档工作的发展。（ 田光辉)