大唐当涂发电公司建设“数字化”档案夯实管理基础

电力18讯：    本网讯（王菊　陈蓉蓉）　一直以来，马鞍山当涂发电有限公司组建清华紫光档案数据库，强化“数字化”档案建设，为广大职工提供了方便、便捷、快速的服务。截至目前，该公司的档案管理已初步实现数字化、信息化，为企业各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，也为公司管理提升工作夯实了基础。

　　企业筹建前期，该公司没有专门的档案管理人员，各个部门没有兼职的档案管理人员，无法做到各部门的集中统一管理，行政资源浪费严重，工作效率低下，时常有资料找不到的情况发生。针对这种情况，该公司以统一领导、统一制度、统一管理的“三统一”为原则，把档案管理作为工程管理的一项重要内容纳入到企业年度工作目标中。成立了档案工作管理机构，由公司总经理担任档案工作管理领导小组第一负责人，并坚持事前介入、事中控制、事后严把验收关的原则，做好各项档案管理工作。目前，公司已制订出台《档案工作管理制度》、《招标文件材料及合同归档管理办法》、《图纸、技术文件材料更换制度》以及《检修工程竣工资料管理办法》等制度。

　　同时，该公司建立健全了两个档案工作管理网络：一是建立档案工作人员网络，以公司专职档案员为中心，公司各职能部门均设有兼职档案管理员，负责本部门的档案管理工作，使归档工作全覆盖、归档文件不遗漏；二是建立重要档案资料流向的管理网络，该网络覆盖整个工程项目，使档案资料的管理与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行；对工程建设各阶段档案资料的收集、积累、整理进行全方位的跟踪，确保对重要档案资料的情况及流向进行追踪管理。

　　在档案“数字化”工作中，根据实际需要，该公司投资配置了数字化设备和相关管理软件，按照档案数字化工作目标，集中人力，对档案信息进行文件级录入，对原文进行扫描、挂接，配置人力对信息录入和文件挂接质量进行检查和跟踪，确保了整体工作质量。

　　数字化加工完成后，为使档案管理从封闭走向开放，实现档案保管和利用职能向信息采集管理和服务职能的转变，该公司开通“移动档案室”服务功能，终端用户只需通过连接企业办公网络的计算机终端登录，再输入用户名密码登陆系统就可以查阅相关档案资源。

　　随着“数字化”档案管理工作的开展，当涂发电公司实现了企业信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供了高效、优质的服务，大大提高了企业的工作效率，夯实了该公司管理提升工作的基础。