重庆市电力物资公司：创新合同管理 严格依法签约

电力18讯：    重庆市电力公司物资公司采取措施提升合同管理水平，做到依法签约，防范风险，保障物资合同签订快捷、安全。

    作者：薛欢
  
    7月10日，重庆公司物资公司组织开展合同“回头看”活动，全面分析合同管理不足，通过交叉检查、专项整改、举行合同案例分析会，严查合同隐患，找出合同依据不全、合同用印、用词不规范等典型问题并进行专项整改，加强对合同从业人员的专业培训，提升专业素质，规范合同管理。　　

　　绿色通道 源头提速

　　重庆公司物资公司计划合同部每名员工的办公桌上都醒目地贴着一张表格――2012年迎峰度夏重点工程计划。“为确保实现物资集中采购率100%的目标，重庆公司调整采购策略，从今年起，原来由所属各单位自主采购的五金、工器具、办公用品等各类物资计划均需重庆公司物资公司初审，工作量成倍增加。为保证顺利推进迎峰度夏等重点工程，我们对重点工程物资计划实行‘一日三审’，给予优先受理。”重庆公司物资公司计划合同部负责人邱玲说。

　　重庆公司物资公司主动联系重庆公司生技部、基建部，了解2012年基建迎峰度夏重点工程、技改迎峰度夏重点工程和配网迎峰度夏重点工程名称，制作重点工程清单，提前、优先审核重点计划，从计划端开始将重点工程物资供应纳入“绿色通道”管理，有效前移合同时点。

　　“中标通知到达后，我们都会研读招投标文件资料，仔细比对ERP系统采购计划和招投标明细，保证项目、物料、型号、规格、数量、单位、价格精确。”手拿一沓资料的重庆公司物资公司计划合同部员工张华说。

　　固化合同版本、跟踪签订进程、严格变更手续……重庆公司物资公司采取一系列措施实现合同全周期管理。该公司将合同会签时间由25天缩短为10天，开设“绿色通道”，由专人督办紧急、重点工程物资合同；采取专人专项台账管理、时间节点超期预警、不同合同分类处理等方式，严控合同签订时间节点，确保及时性和完成率。此外，该公司创新性地推行合同集中签订制，有效改善合同文本签约时间长、跟踪难、返回晚的状况，做到合同签订节点可控，依法签约，合同签订效率、效果明显提升。今年1月至6月，重庆公司物资公司累计签订合同6528份，合同金额15.28亿元。

　　合同审查 环环相扣

　　“签订合同必须经过审计、财务、法律等部门负责人审批。”重庆公司物资公司审计人员登录经法系统，仔细审核每一份合同，合同审查步骤环环相扣，保证关键要素不出差漏。“在合同起草环节，我们还要核对代表人的身份证明书、授权委托书和代理人身份证明，保证合同对方当事人签约主体和授权资格相符，核对厂家名称、工程项目、物料名称、中标价格，保证中标通知书信息与ERP系统计划、电子商务平台信息相符。”重庆公司物资公司计划合同部员工赵巍说。　

　　重庆公司物资公司要求所有合同必须由法律顾问审查，出具合同审查意见书，规范签订工作合同，保证合同合法性，并建立合同登记管理制度，及时登记通过审查的合同，对合同原件及相关资料进行分类归档管理。同时，该公司加强培训，着力打造优秀合同管理队伍，不断提升合同经办人员的专业素质。　　

　　“为了提升合同经办人员的专业素质，我们选送员工到兄弟单位学习合同管理先进经验，邀请法律专家前来开展培训，不断补充法律知识，定期举行合同‘回头看’活动，对合同管理存在的不规范之处进行实际修改，以真实案例施教，提高合同经办人员的业务水平。”邱玲说。经过合同经办人员的认真检查，专业人员层层把控，严格执行合同签订流程，重庆公司物资公司合同管理水平得到提升，有效防范企业法律风险。

　　短信平台 痕迹管理

　　“您好，东升路站端通信工程软交换机采购合同已完成，请于2012年2月13日到重庆电力供应商服务大厅集中签订合同。”2月10日，一位供应商的手机收到短信提示。

　　以往，只能通过电话、传真方式通知供应商到场签约、发送订单信息、确认合同信息，沟通方式单一，效率低且效果不甚理想。如何开辟多平台沟通，保证签约信息既能及时、准确地传达至供应商，又能实现合同签订流程“痕迹管理”？　　　　

　　重庆公司物资公司创新管理载体，建成物流服务短信息平台，能够准确、快捷、实时交互信息，将合同、订单和履约等信息以短信方式及时传递至供应商，同时，供应商对信息进行确认、反馈，也能及时返回短信平台，确保合同经办人员与供应商的有效衔接和业务办理的及时性，严格合同全流程管控，实现合同“痕迹管理”，提高合同签约履约效率。

　　重庆公司物资公司通过强化合同管理，完善制度，提升员工业务水平，增强员工法律意识，做到合同管理层次清晰、职责明确、程序规范，合同的起草、签订、履行等环节均处于有效控制状态，防范合同法律风险，维护企业合法权益。