双向交流构建和谐供需关系――北京公司推行物资供应商接待日制度纪实

电力18讯：    作者：张玮


　　“今天来主要是想跟北京市电力公司对账，看能不能帮忙。”“行！没问题，我们会及时跟财务处负责人联系一下。”这是6月10日在北京市电力公司第二次物资供应商接待日的一次对话。主角是江苏华鹏电气有限公司的负责人与北京公司物流服务中心主管负责人曾翼。

　　“需要对账的主要原因是由于供应商按照单位归类管理账目，而北京公司按照项目管理。实际上，配合供应商对账并不在我们的职责范围内，但本着为供应商服务的原则，我们在能力允许的范围内会尽可能为供应商提供方便。”在被问及“对账”的缘由时，曾翼进行了解释。

　　“为供应商服务”，以此建立供需和谐的关系，恰是北京公司建立物资供应商接待日制度的初衷。

　　铺路，为运转更高效

　　每一个机构都需要制度的约束和人员的支撑才能运转。北京公司于2009年6月成立物资部与物流服务中心。北京公司在最短的时间内，实现了两个部门人员到位，体制健全，制度确立。

　　北京公司在完善体制之后所做的第一件事就是建立物资供应商接待日制度，把与供应商之间关系的管理规范化，建立更加和谐的供求关系。此前，北京公司以国家电网公司的相关办法作为参照，发布《北京公司供应商关系管理办法》，作为建立与供应商之间关系的基础，其中囊括了供应商关系管理的要求、工作内容等。

　　“为供应商提供相关服务，我们在建立接待日制度之前就已经在做了，现在要做的不过是把服务更加规范化、流程化、透明化，这样可以进一步提高工作效率。”北京公司物资部杨志东说。

　　的确，在更早以前，北京公司就为供应商提供咨询服务，并通过部门之间协商的途径，解决了供应商的诸多问题。在为供应商服务的过程中，北京公司发现供应商提出的问题大多是有规律的、固定的一些问题，比如招标、评标、合同、资金支付、廉政等。但一旦出现复杂问题时，供应商往往需要与物资部、物流服务中心、监察部、营销部等多个部门协调，对供应商来说流程复杂且时间漫长。

　　最终，为了彻底规范与供应商的关系，北京公司在今年5月初发文，确定北京公司建立供应商接待日制度，详细说明凡是咨询、建议、投诉招投标等方面的问题全部在接待日进行解答，问题较复杂的，将通过书面回复的形式为供应商解答。每次接待日之前，北京公司都会在中国采购与招标网刊登消息，告知物资供应商。接待日当天，北京公司物资部、物流服务中心、生技部、基建部、营销部、监察部等专业部门都会有负责人在现场为供应商提供咨询服务。

　　在第一次接待日活动中，笔者了解到，供应商提出的某些问题，比如资金支付等对北京公司来说，并不是马上就能解决，或者说并不是北京公司这个环节能解决的，尤其是由于国家政策调整等引起的问题。“我们会在各个部门之间进行协调，甚至与相关国家部门沟通，以尽量解决供应商的困难。我们既然做了这个事情，就会尽量做好。所面临的压力和困难在开展工作以前，我们都已经预料到了，这样做只是为给供应商提供一个沟通的渠道。”杨志东为笔者释疑。

　　交流，为关系更和谐

　　6月10日13时40分，第二次接待日即将开始。北京公司物流服务中心刘燕琴已准备好两份材料：《关于2009年框架招标开关和计量箱等采购数量的说明》和《对上海泰坦通信工程有限公司的答复》。这两份书面材料是对第一次接待日时有关供应商提出问题的正式回复。

　　在第一次接待日中，北京敬业百花山电表箱有限公司提出，在北京公司2009年计量装置框架招标采购中，最终采购数量与招标数量不符，导致百花山公司产品库存过多。北京公司对数量不符原因进行了详细说明，并提出“根据框架招标协议规定，采购数量不足的可延长框架协议期限，在今年北京公司计量需求中还有在2009年框架协议范围内的产品……”根据相关规定，北京公司将继续从百花山公司采购计量装置。

　　百花山公司代表在第二次接待日现场得到这个答复后表示：“我们对电力公司的这个解决方式很满意，解决了我们的大部分问题，工作效率很高。”

　　上海泰坦通信工程有限公司则对北京公司某次同步时钟招标中，二次挂网开标后两个月转为竞争性谈判的变动理由提出疑问，北京公司在答复材料中，列举了相关法律条款，并对当时招标的投标情况进行解释，说明第一次开标时投标人不足三家，招标失败后进行第二次招标，此时投标人仅为两家且不符合招标文件中的实质性要求，再次招标失败。根据相关规定，北京公司将其改为竞争性谈判。看到回复材料，泰坦公司代表对这个解释表示理解。

　　接待日作为一种双向交流的途径，解决了物资供应商的问题，也给了北京公司一个不断提高业务水平的机会。

　　在第一次接待日中，有供应商提出，北京公司的招标规则是否能够更有针对性，而非对所有同类产品采用普遍性招标规则。根据不同的设备采购，招标规则可以更加灵活，市场在变化，设备类型也在不断变化，采用统一的招标规则已不符合市场竞争性要求。

　　杨志东说：“在供应商提出这个问题前，北京公司已提出了这个问题。供应商的这个想法与北京公司不谋而合。”第一次接待日活动后，5月19日至20日，北京公司物资集约化管理调研组赴河南省电力公司调研物资和招投标集约化管理情况。“在调研中，我们发现河南公司在这方面做得有特色，值得借鉴。我们将按照北京公司的实际情况对评标方法进行改进。”杨志东说，北京公司将根据不同的设备类别，不断完善评标规则，增强物资供应商的竞争力。

　　除了供应商接待日，北京公司还定期邀请供应商方面的专家与北京公司的专家进行技术交流，每个季度举办监造专家、评标专家培训，其中邀请供应商的专家点评先进技术与北京公司在设备技术方面存在的问题，交流同行业的技术问题。通过这个方式，北京公司确保专家库中专家的评标水平不断提升，避免专家闭门造车。

　　第一次接待日活动中，79家供应商负责人到现场了解相关情况， “有时真是需要这样的沟通，不仅是我们有问题想表达想法，更需要与北京公司进行交流，了解你们的想法。”某供应商言辞间肯定了北京公司建立接待日制度的做法。第二次接待日当天，13家供应商开始有针对性地参加活动，现场提出与北京公司合作中存在的问题与建议。