山西电力公司大力提升办公室系统管理水平纪实

电力18讯：    记者：张一龙 祁文运

　　理念：文化提升高度

　　随着企业的快速发展，各类信息的处理量迅速增加。“办公室是公文流转和综合协调的枢纽，这就要求人人都要树立系统思考的思维模式，从全局、整体、动态、多维的角度统筹考虑工作方法和目标。”山西省电力公司总经理工作部负责人说。

　　文化是企业的灵魂。山西公司引导员工树立良好的管理理念，使员工通过加强学习，不仅成为本行业的专家，还要掌握相近相邻专业的知识，关注新技术，拥有过硬的工作能力。

　　总经理工作部工作人员通过大量的调研，对各项工作进行细致梳理，并为各项业务规范了模板，使繁杂工作实现量化考核，逐步形成了全面高效的办公室工作系统。

　　基础：支撑源自厚度

　　山西公司结合实际，全面夯实办公室系统工作基础。

　　构建基础管理模板体系。该公司完成了包括省市县三级办公室工作方面的11个工作指南，对包含业务要求、工作流程等内容的10个业务工作手册进行了整体规划，形成办公室系统业务的作业指导书。

　　构建信息共享平台。该公司建立总经理工作部各专业处室要事专报、每日要情、每周要情等共同栏目，实现实时信息和历史信息的资源共享。

　　构建办公信息化平台。该公司在协同办公系统中规划了公文收发、制度审签、业务签报等六个应用子系统。门户网站系统规划了数据集成等十余项应用栏目，目前数据集成、专业信息等栏目已开始应用，实现了工作的实用、高效、便捷。

　　业务：整合拓宽广度

　　山西公司从服务企业发展的总目标出发，紧紧抓住六条主线奠定标准化建设基础。

　　事务服务标准化。该公司确立了值班工作信息传递、事务处理、来宾接待和文电办理的工作主线，建立了多条信息传递体系。明确了企业重大事件的工作规则和重大突发事件一口对外发布信息机制。

　　接待服务标准化。该公司建立了重大活动会务管理机制，以及重大接待活动模板、重大活动来宾档案。针对接待活动筹备、协调、总结三个阶段，建立接待活动信息、服务和保障三条线运作机制。

　　文档工作标准化。该公司规范了重要数据报送的审批、印章管理和有重要法律书证价值的各类文稿的管理，规范了文印校对、印前审查、封发前检查等关键环节；健全了计算机信息系统、传真复印等涉密设备管理。

　　决策服务标准化。该公司出台了信息报送、网站信息等管理办法；建立了重大调研课题成果总结、评价、考核和奖励制度；组建了专业督察员队伍，明确了职代会、年中工作会、月度工作会、党组会和总经理办公会交办任务为五大督察重点。

　　公关服务标准化。该公司将各类媒体进行整合，最终形成了以报纸、杂志、电视、网站四大载体为中心的宣传平台。

　　风险预控标准化。该公司建立了重大事项法律建议书制度，编制了统一的供用电合同；通过完善和实施外事风险处置预案等办法，强化了涉外事务的管理。

　　行为：执行务求精度

　　队伍培训标准化。该公司加强以办文、办事、办会为主要内容的履职能力建设，建立省市县三级文秘人员交流锻炼机制和重大文稿起草联合攻关机制，建立上下联动的大秘书、大新闻、大信息、大接待、大法律、大外事团队。

　　工作计划标准化。该公司实行总经理工作部岗位常态工作计划制度，把岗位常态计划量化到日、周、月，把每一项工作计划分解到责任部门、责任人员，明确完成时间。

　　事务策划标准化。该公司进行重大活动策划，由总协调人提出总体预案，会务、后勤等各工作小组制定工作预案；坚持以预案编制和动态跟踪为重点，增强工作的针对性。

　　过程控制标准化。该公司注重控制关键环节，明确责任主体在各个环节的标准，及时动态修正，使关键节点信息可控、能控、在控。

　　工作总结标准化。该公司收集重大事情的文字、声像和技术等相关资料，保证月度大事的准确完整记录，年底形成要事集。

　　信息共享标准化。该公司建立共享信息常态工作机制，坚持通过及时进行网上资源共享，定期由责任人员对网上一岗一栏共享栏目进行更新维护。

　　绩效考核标准化。总经理工作部对每位员工实行一月一考核，分档次与当月绩效、薪酬和岗位晋级挂钩。

　　山西公司办公室系统标准化建设，既是一场发轫于系统思维的管理风暴，更是一次着眼于力争上游的生动实践。办公室系统工作所涉及的诸多要素在标准化体系的约束下，最终形成了一个覆盖全面、运转协调的动态执行和控制系统。