输变电工程档案管理的现状分析及对策

电力18讯：    □陈庆华　宫冬梅
    输变电工程档案是社会发展变迁的“晴雨表”，更是电力基础设施改善的真实记录。随着社会经济的飞速发展，电力工程建设步伐加快，输变电工程档案管理变得越来越重要，工作量也越来越大，这对我们以往的档案管理模式提出新的要求。如何提升输变电工程档案规范化管理水平，是当前及今后一段时期需要研究的课题。鉴于此，本文就输变电工程档案管理的现状及对策作了探讨和分析。

    一、输变电工程档案的特点

    输变电工程档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程建设活动的原始记录，是评价工程质量、创优评先的信用依据，也是工程运行、改造和维护不可替代的权威凭证。它与一般的文书档案在形成和管理上有很大不同，其主要有以下几个特点：
    1、专业性强。输变电工程档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程，其档案内容有建筑方面的，但大多是电力技术方面的，电力系统的高技术密集型的特性决定了其工程档案专业性很强。
    2、面广量大。输变电工程档案中涉及部门、单位有十多家，内容包含设计、施工、安装、监理、调试等方方面面。特别是供电系统外单位产生的工程档案，种类多、数量大、矛盾多，接收难度大，工作纷繁复杂。
    3、时间跨度大。一个完整的输变电工程项目建设周期长，从工程立项、可行性研究、图纸设计、招标确定设计、施工及监理单位、工程施工、三级验收、试运行到最后竣工验收投运，一般要跨越一两年甚至更长时间。这给工程档案资料的收集、整理带来很大不便，容易造成资料的散失。

    二、输变电工程档案管理的现状及原因分析

    ㈠ 存在的主要问题
    调研中发现，输变电工程档案常常存在资料不全、质量不高、未按时报送等情况，主要表现在以下几个方面：一是一些项目建设单位对工程档案重视不够。特别在施工阶段，因项目多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对参建单位提出档案的具体要求。二是参建单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。三是工作职责不明，加之档案员责任心不强，未能严格执行“四参加”制度到位尽职，造成了一些重要设备资料遗失或收集不全。四是大多施工建设单位重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。
    ㈡ 原因分析
    ―― 思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。
    ―― 管理工作失职。输变电工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往全部由档案室人员一抓到底，没有落实专人具体负责，即使有也只是兼职。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。档案主管部门下现场少，对下监督指导不够。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。
    ―― 考核措施缺位。有相当一部分人认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。
    ―― 人员素质不高。工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高。档案管理只满足于“不丢失、装进袋子、锁进柜子、你查我调”的状况。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。

    三、提高输变电工程档案管理水平的对策

    基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，东台市供电公司在工作中进行了积极探索。东台市220千<