档案室里盛开的“芙蓉花”——记山东电建四川公司洪燕
走入山东电建四川公司档案室,总能见到一个身材娇小,面容俏丽,脸上一对深深小酒窝,一脸灿烂的笑容,一双会笑的大眼美女忙碌的身影、一说就笑的神情将满满的工作热情洋溢在脸上,一眼难忘。她就是公司档案室负责人,集团公司九大档案管理专家之一,有着档案高级(副研究馆员)职称的洪燕,是公司档案管理室里开出的一朵“芙蓉花”。
人们常说,每一个月出生的女孩都代表一种花,十一月出生的她,是一朵芙蓉花,芙蓉花语是:平凡中的高洁。自进入档案管理这个平凡而普通的岗位,她就用二十多年的青春时光,用一滴滴的汗水,用无数个彻夜难眠的日夜,用一点一点专业知识的积累,书写了一个平凡女性在普通岗位上光彩闪烁的职业画卷,成为了公司乃至集团公司首屈一指的档案技术专家。她以诚信为本、操守为重的职业信仰,以爱岗敬业、兢兢业业的职业操守,默默的在平凡的档案工作岗位上,演绎出电建人崇尚“工匠精神”最真写照。也将芙蓉花语中平凡中彰显高洁,纤细中透着坚韧,演绎得那么完美。
平凡里,她是规范管理默默的“守护者”
档案管理是一个看似简单轻松且不起眼的工作,但却对企业的经营管理、工程结算、资质申报、业绩评审等至关重要,是企业管理中最基础、最根本的基石。她知道虽然自己只是众多管理岗位中不起眼的一个,但她却深知这份工作对公司规范管理的重要性,一直默默在自己岗位上做一名规范企业管理的“守护者”。
在公司重组整合之后,她结合公司档案管理工作现状和难点,全面狠抓档案的收集、整理、利用等各项工作。实现了公司的科技、文书、基建、合同、招投标、设备、会计、实物、人事、声像、电子档案和图书资料等的集中统一管理,做到了归档齐全、分类规范、文件排列有序,确保了各门类档案的归档率、完整率、准确率;在她的牵头和带领下,目前已完成工程竣工档案(纸质版及电子版)规范化程序移交,实现了公司档案管理标准化;保证了公司档案管理工作完全处于受控状态;实现了所有电源、电网、市政、新能源工程项目的达标投产和档案专项验收。与此同时,她还积极组织开展档案编研工作,使档案管理在公司资质申报维护、工程投标、安全生产和经营管理等方面都发挥了重要的作用,提高了档案管理为公司中心工作服务的能力和水平。
随着公司国际化战略发展规划的提出,她超前思维,勇于创新,积极研究国内外档案领域新动态,结合公司海内外项目的特点,探索适应目前公司项目门类多、语种多、标准多、地域广的档案工作新方法、新思路。为开创海外工程档案管理规范模式,她组织编制了《海外项目档案工作指南》和《海外工程档案立卷须知》等;同时针对移交城建档案馆问题,整理编制了按单位工程模板做原材料、设计变更和工程签证单的汇总,便于项目现场利用、移交及结算。
在岗位上的每一天,她总是对自己说:做好档案管理,收集好各类资料,为各项管理提供第一手材料,自己就是公司规范管理的一个守护者和见证者。
坚韧中,她是敢于创新提升效益的“开拓者”
2018年是四川公司的“管理提升年”,她率先提出开展工程档案管理提升专项活动,将档案管理与提升效益有机结合。为此,在管理提升活动中,她不辞辛苦、常年奔波在各施工现场,对公司所有项目工程资料进行现场指导,开创了"三步曲"常态制和“模板复制”方式,实施项目工程档案的全过程管控,保证项目档案完全在受控状态。
开创现场指导“三步曲”。通过实践和摸索,她自创和总结提炼出了“三步曲”,这种方式指导性、操作性都非常强,特别是在解决“工程档案与工程建设同步性”上成效非常显著。为此,集团还在所有施工企业板块推荐此模式。项目工程资料管理指导"三步曲"方式,一步:工程开工初期,进行交底培训。二步:工程中期,业务指导培训监督。三步:工程竣工阶段,现场蹲点移交及专项验收、创优等。为使此项管理模式落地,她分别到新疆北一、贵州毕节、重庆安稳、金堂、大邑、青白江、送变电各变电站及光伏等项目现场指导业务,发现问题从不推委,积极查找原因,及时落实解决。
开创“模板复制”管理方式。为加强项目档案管控,强化过程控制,提高工作效率和工程档案归档质量。她总结多年工程档案管理经验,编制了多模式的《开工包》和《竣工包》,规范项目管理,指导项目建立完善的档案管理网络、健全的管理制度等,还详尽编制了移交三级目录、四级目录的明细等,使工程档案管理在规范化、标准化、制度化、流程化方面有了更进一步的提升。
一份收获,十份付出!在她的带领下,公司档案管理有了大幅度的提升,但她却为了实现管理提升的目标,为了能让档案管理给公司创造更多的效益,多次病倒在现场,本就娇小的身体瘦成了风吹就到的“林妹妹”;因为一直在不同现场出差,气候不适应,导致皮肤一次一次的过敏,但就是这样,她带着药,忍者病痛,看着心爱的一次次肌肤受损,她依然跑遍了公司的各在建项目,为她深爱的档案工作,牺牲了她一直视如珍宝的美丽容颜,牺牲了健康以及和爱人相聚一起的幸福时光。
看着一个个施工现场的档案工作逐渐走入规范,她常常自嘲的对自己说,我这朵小花,虽遭遇了各施工现场来回奔波的风吹日晒,但却吸取不同地区的雨水,或许会在开得更加艳丽。
坚守中,她是努力耕耘沉淀成果的“收获着”
作为集团公司档案管理专家,她深知这既是荣誉更是压力,作为档案专业的领军人物,她不敢有丝毫懈怠,从未停止过前进的脚步,时刻都在不断学习和提升,不断探索和总结管理经验和成果。近年来先后表论文《如何做好工程档案工作,为企业生产建设服务》,国家级刊物《中国科技财富》(国内统一刊号:CN11-4777/N 国际标准刊号:ISSN1671-461X);论文《应用系统标准化理论,加强档案规范化管理》,在国家级刊物《科技创业家》(国内统一刊号:CN11-5986/N 国际刊号:ISSN2095-1043)。结合公司工程技术实际,汇编《施工工艺示范手册》上、下册和《施工技术总结汇编》。编制了公司《成文信息管理程序》、《法律法规标准获取及识别管理程序》等三个程序文件及《档案管理办法》、《档案技术标准汇编》等为档案规范管理提供了制度保障。
在面对专业范围内较复杂疑难技术问题时,她瘦小的身躯里总是爆发出一股不服输,不低头的强大动力。多次为集团公司、山东总公司的档案管理工作提出有效实用的建议和方案,她本人也曾荣获国家档案局企业档案工作目标管理“突出贡献奖”、集团电工事业部保密档案工作先进个人;公司工作标兵、女职工建功立业标兵等荣誉称号。
作为集团公司九个档案专家之一,她充分利用在专业上的深厚理论知识和丰富实践经验,为集团公司及各企业档案工作提供支持决策、业务咨询指导服务等。在集团参加中央企业档案职业技能竞赛选手选拔、年度档案工作评价、建设项目档案指导与专项验收、企业文件材料归档范围和档案保管期限表审查、集团企业数字档案馆建设方案编制、集团档案规划、制度建设等方面建言献策,发挥了智囊作用。因本人出色的工作表现,2018年11月特别获集团档案工作的高度评价函殊荣,非常肯定了该同志为集团档案工作发挥的智囊作用;同时特被集团通过不再进行考评,直接推荐为下届集团档案专家。
执着中,她是培养档案人才的“辛勤园丁”
作为资深的管理专家,她知道一个人的精力是有限的,她积累的专业知识也不是属于个人的,企业的发展需要后续人才,需要“传帮带”。对此,她将自己积累的档案管理经验、业务技能及理论知识,毫不保留的传授给新人员,积极为公司培养档案人才。每年都要举办各种类型的档案人员应知应会技能培训和档案管理岗位业务专题知识培训,特别在今年10月的一次档案培训中,一人连续整整10天不间断讲课,导致声音沙哑,连喝水都疼,但看着学员们渴望的眼神,她一边吃药,一边含着金嗓子喉宝,硬是支撑着上完了10天的课程,被学员们笑称“轻伤不下火线”。
为最大程度地发挥专业优势,高效利用公司内部资源,充分发掘档案专家在档案工作中的作用和潜力,特邀为总公司及其宁夏公司相关人员进行了《企业档案管理》、《建设项目工程档案管理》两个专题的档案培训 。同时她还积极为总公司档案系统升级做多方面的搭建工作,分阶段推进数字档案馆建设工作,提高档案管理效率。特别作为总公司紫光企业档案管理系统试点单位,积极在模块类别、类目设置,项目级、案卷级、文件级设置,分类号设置、录入界面等问题进行详尽调研确认及阶段性测试工作。特别是将项目上的科技、图纸、会计、电子档案信息,在“企业档案管理系统”中,用一个项目目录代号将四个专业类别的档案信息完全贯通的思路,让系统应用再上新台阶。
她不是老师,但却胜似老师。多年来,拜她为师的新近人员已经不计其数,尽管由于多种原因,不少档案人员流失严重,但她总是执着着这份坚守,对每一个新近人员的身上她都付出大量心血和汗水,她总是说:是企业给了我成长的平台,是公司培养了我,我有责任和义务,将自己的专业知识传授给每一位愿意从事给档案管理工作岗位的人,我虽平凡,虽只是公司2000多名员工中一朵小花,但我希望用我的这点色彩,为公司锦上添彩!
看着在档案管理岗位上,她培养出来的人员一天天成长,成熟,成为独当一面的能手,她欣慰的对自己说:我这朵芙蓉花,总会有凋零谢落的那一天,但我相信,档案室里的每一朵小花,都会开成比我更娇艳灿烂的花朵,会为工程公司的辉煌装点出更加绚烂的篇章。
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