山东电力办公自动化的研究与应用

电力18讯：    张继峰


摘要:办公自动化建设是现代化办公的需要，是一项高技术含量的系统工程。本文对现代办公自动化的内涵、办公自动化的建设的意义、办公自动化建设的方法做了阐述，并简述了山东电力办公自动化系统的功能和特点，总结了在系统推广应用过程中的经验和体会。
关键词:办公自动化 信息 应用

一、 引言

“数字技术能改变您的生产过程和您的商业程序。它还能将雇员从缓慢和呆板的纸张程序中解放出来。用数字程序代替纸张程序，将解放知识型员工，让他们从事有成效的工作。”比尔・盖茨的这段话，向我们阐明了：一个企业必须充分使用数字信息技术，实现办公自动化，才能快速的思考和运作，才能够在已经到来的数字化时代取得成功。

二、 建设现代化办公自动化系统

计算机技术的飞速发展，尤其是近年来网络技术的发展，使人们的生活方式和思维方式产生了巨大变化。现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，人们愈来愈依赖于自动化的办公手段。先进的数字化工具和强大的网络系统，使我们可以容易地获得信息、共享信息和处理信息。办公自动化的内涵也从以提高个人工作效率为目的，发展为通过提高组织内部的协同工作能力，从而提高整体工作效率。

办公自动化不仅是政府、企业提高办公效率和管理决策水平的重要工具，且已成为国民经济发展水平的重要标志。办公自动化的广泛应用，使得在传统体制中承担信息的搜集、加工、统计的中间管理层次成为多余，为精简机构，真正实现组织结构的扁平化，提供了技术保证。

办公自动化的一个目标，就是创建无纸化办公室。无纸化办公室，是理想的办公室，在全数字化的工作间中，所有的信息都以数字方式，而不是以纸张形式存储、操作和传送。随着信息技术和通信技术的发展，我们已拥有使这一理想变为现实的技术条件。

现代信息社会正在逐步向知识经济社会过渡，知识成为一种资源，知识管理对企业持续发展具有深远的重要性。办公自动化应成为企业实现知识管理的工具，帮助企业管理员工头脑中的知识和专业技能，同时使员工有效的利用他人的知识，提高企业的生产力。因此，改进和提高组织的创新、响应能力、生产力和技能素质，是办公自动化的另一个目标。

三、 办公自动化建设是一项系统工程

办公自动化建设是一项高技术含量的系统工程，需要工程化的指导思想和工作方法。良好的系统规划，可以保证工程的顺利实施，同时使巨大的资金投入有效、合理，并带来更高的回报。坚持“统一领导、统一规划、统一标准”的原则，可以减少重复劳动、重复投入，保证系统的顺利实施。
需求是技术发展的原动力，只有在企业内部建立了应用现代化办公手段可以提高工作效率和工作质量的思想以后，对办公自动化建设有了迫切需求，办公自动化建设才能事半功倍。办公自动化是一项领导工程，只有“一把手”亲自使用，才能保证建设的成功。

只有通过管理创新，技术才能转化为生产力。“成功的企业将会是使用数字工具重新创建其工作方式的企业”。办公自动化建设是办公方式的革命，也是管理思想的革命。

办公自动化建设是一个不断发展、不断完善的过程，不是一蹴而就的，其发展轨迹是螺旋式上升的。应坚持“长远规划，分布实施”的原则，既要尽快满足用户的迫切需求，也要不断利用最新技术加快基础建设。

四、 山东电力办公自动化系统的应用

山东电力集团公司是全国一流管理的电力企业，为提高办公效率，解放知识型员工，达到国际一流管理的企业标准，集团公司针对山东电力办公体制的现状，经过广泛深入的调查研究，确定了山东电力办公自动化建设的目标。山东鲁能信通公司作为山东电力信息通讯的管理职能部门，对系统建设进行了具体实施，现已初步完成了覆盖整个山东电力集团公司的办公自动化系统，系统在技术上具备无纸化办公的能力。

1、系统运行环境

广域网使用数字微波、光缆与集团公司所属单位连网，网络带宽64-2M。局域网为ATM网络，上网微机超过500台，基本达到人手一机，具备了进行办公自动化建设的物质条件。
系统平台采用IBM公司的Lotus Domino/Notes系统。Notes作为集电子邮件、通讯软件、数据库管理软件、工作流软件于一体的群件系统，其高度的安全性、可靠性、快速的开发能力、完备的系统监控和管理，为办公自动化建设提供了技术保证。

2、系统功能

山东电力办公自动化系统是面向山东电力集团公司，包括公文收发管理、公文流转、公文自动立卷归档、档案管理等功能在内的文档一体化处理程序。主要功能包括：

1) 发文管理：对发文从拟稿开始到归档的全过程进行计算机辅助管理。从文件的拟稿开始到文件的签发，相关人员对文件的修改痕迹都一一保存。具备发文拟稿、审核、会签、核稿、签发、催办、改办、流转历史记录、邮送、归档、查询、打印等功能。

2) 收文管理：对收文从登记、扫描开始到归档的全过程进行计算机辅助管理。具备收文登记、分办、阅批、传阅、办理、会办、催办、改办、流转历史记录、归档、查询、打印等功能。

3) 档案管理：对各类档案按照档案管理规范进行计算机辅助管理。它与公文管理系统形成一个有机的整体。公文未办结前无法进行归档，而办结后，即可由档案员通过计算机网络自动归档。具备公文自动转储、辅助立卷、案卷编号、案卷修改、案卷删除、合卷、拆卷、文件移动、检索、统计、借阅、打印、权限设置等功能。

4) 电子邮件：实现在广域网范围内电子邮件的收发。

5) 电子论坛：为用户提供网上交流的场所。

6) 个人事务：个人活动安排用于个人的日程安排、工作计划；个人通讯录是用户自己的电子名片夹。

7) 领导活动安排：用于办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排。

8) 会议管理：包括会议申请、会议审批、会议通知、会议纪要等功能。

9) 信息采编：提供专题信息的录入和查询等功能。

10)公共信息；提供航班时刻表、列车时刻表、单位电话号码、邮编区号等信息的录入和查询等功能。

11)公告板：发布通知、公告等公共信息。

12)个人维护：修改个人口令等系统参数。

3、 系统特点

1) 采用图形化界面，操作简单方便。

2) 支持手写、语音等多种输入方式。

3) 公文管理与档案管理的紧密结合，实现真正的
文档一体化。

4) 公文流程可以灵活定义，即流程名称、流转方式、用户权限可以随时根据需求的变化进行设置。
5) Lotus Notes与WORD的无缝连接，使相关人员对公文的修改痕迹一一保留。

6) 完善的流程跟踪功能，使用户可以随时追踪公文的处理情况及公文下落。

7) 灵活的公文流转方式，用户既可以顺序传递公文，又可以同时发给多个人进行处理。可以随时对公文进行收回、退回、改发。

8) 严格的权限控制，用户只能查看、修改与自己的权限相对应的公文。

9) 强大、快速的全文检索功能。

10)丰富的档案组卷功能，及灵活的卷内文件处理功能。

11)支持档案的网上借阅功能。

12)丰富的辅助打印功能。

13)具有在广域网上传递邮件、公文的能力。

14)无需进入系统，在Windows下具备电子邮件的自动提醒功能。

15)使用Lotus Notes群集技术实现双机热备份，保证了系统的高可用性、高效性。

16)使用HP的自动备份磁带机，确报系统数据的安全性。

17)实现了远程上网办公。

五、 在办公自动化系统推广应用过程中的体会

办公自动化是一项系统工程，是一次办公方式的革命，在推广应用过程中必然会遇到很多困难和障碍，必须有充分的思想准备和克服困难的决心和信心。

办公自动化的应用要坚持“一把手”原则，领导带头使用，工作就会事半功倍。为保证系统的顺利实施，成立了集团公司领导挂帅的办公自动化推广应用领导小组，具体确定推广应用方案，制定管理规定及考核办法，并监督执行情况。

应用培训要先行。采取人手一机，边用边学的培训方式，保证培训质量，避免流于形式。对部门文书进行专门培训，将其培养为部门内的办公自动化应用带头人。

采用循序渐进的推广方式，由简单应用开始，培养大家使用网络的习惯，熟悉基本的操作方法。

我们首先开通了电子邮件系统及电子论坛，鼓励大家使用并发表意见，还专门制作了电子贺卡系统，举办了网上有奖问答，调动了用户上网的积极性，同时对公文管理系统进行了试用，并积极听取用户的意见，在此基础上对系统做了多次修改，增强了系统的实用性。

应尽量减少“双轨制”的时间，果断地采取强制执行的措施，避免出现反复，从而影响办公自动化推广的进度。

信息管理部门应保证网络及系统运行的稳定性，保证数据的安全性，保持用户使用系统的积极性和信心。同时应注意服务质量，及时解决用户在使用中遇到的问题。

六、 对办公自动化系统建设的展望

办公自动化的发展取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。如何把最新的技术用于办公，去适应未来的办公模式，是办公自动化研究的任务。办公自动化是一个不断发展的概念，因此办公自动化建设是一个长期的任务。

知识经济的竞争已成为当今世界多格局国际竞争的制高点，办公自动化的发展，应该是为知识管理服务的。

七、 结束语

办公自动化建设是现代化办公的需要，现代计算机网络及通信技术，为实现办公自动化提供了物质条件。技术转化为应用，需要管理上的创新。领导支持、有效的行政协调是成功的保证。改变传统的办公方式，改变人们的思维方式和工作习惯，不能急于求成，要循序渐进。知识经济时代即将来临，无纸化办公将成为现实。