办公自动化信息系统在延安供电局成功的应用

电力18讯：    办公自动化系统从技术上来讲，属于计算机软件类，但是从应用上来讲，属于管理工作，所以，办公自动化不同于传统的工作，必须以现代管理理论为指导，必须全新管理意识管理的好，将会大大提高企业的现代化办公效率，提高生产效益。

    延安供电局的办公自动化系统从2001年开始运行，经过半年的试运行后，直接过度到单轨制，行政、党组、工会、纪检、团公文的收、发全部实现了单轨制运行。归档采用的是电子归档和纸质（加盖了电子公章的电子文档和领导批示意见的概要表）归档并存的方式；全局的工作计划，每天的检修工作安排，经济责任制考核，月度工作重点，期刊信息，局供电信息，安全信息等；电子布告（发布所有的通知、通告、公告）等均在网上发布；其中'经济责任制考核'和'月度工作重点'通过发文流程实现，生成电子文档后在公共信息模块上发布。个人之间的信息传递通过邮件系统完成。边远基层部门通过ADSL宽带连接登陆到局域网，就可以登陆办公自动化系统了，并且连通了省公司的邮件系统。办公效率大大提高。人员的整体应用水平大大提高，管理模式发生了转变，部门之间、人员之间更好地协同地工作。

    延安供电局办公自动化系统的推广应用之所以能够在短时间内取得如此大的收效，归因在于领导的重视程度、对办公自动化的理解、系统功能的不断完善和在推广应用中所采取的一系列策略和措施是分不开的。

    一、明确工作目标和工作机制
    办公自动化是一项综合协调的服务工作，不能仅仅地理解为一项高科技而只片面地重视其技术行为。因此，企业办公自动化工作的首要条件是确定正确的指导思想，明确办公自动化的工作目标。尤其是在当前的国情现状下，明白企业应用办公自动化系统的主要目的是什么？要解决的问题是什么？存在哪些制约因素？计算机网络系统建设水平、相应的不；办公自动化（OA）服务器配置应建立在什么样的标准上？对软件管理员人员、应用人员的素质有什么基本的要求？这些都是办公自动化推广应用过程中需要解决的问题。
1.工作目的：办公自动化就是利用现代化手段,企业的主要工作和业务流程通过计算机来完成。并以全新的方式为企业内各级领导及工作人员提供安全、及时、准确、全面的信息，这就是办公自动化工作的主要目的。
2.工作机制：Lotus Domino/Notes是办公自动化(OA)系统的标准平台，Domino/Notes是一个集文档数据库、邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台，处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息，充分利用系统的邮件功能，在严格的权限控制之下，实现公文的电子流转，以此达到提高工作效率的目的。
    二、"一把手"策略
    办公自动化是否能做成功，关键在于单位"一把手"的重视程度。一个新生事物的诞生和发展势必触及到传统的工作习惯、方法和规章制度，推广的阻力会很大。延安供电局办公自动化系统从开始准备上此项目时，就得到了局领导尤其是局长的高度重视，并列为工作重点，局领导直接抓这项工作。每制定了新的推广措施后，局领导尤为支持。保证了政令的畅通，往下推动起来比较容易，各部门之间相互配合、协调都很顺利，是推广应用成功的关键。
    三、注重培养需要复合型人才
    办公自动化是否能做成功，一个很重要的因素就是是否具有胜任此项工作的复合型人才。办公自动化系统的建设涉及到多种学科知识，在推广应用时要制定各项规章制度，并且综合各方面的因素，拿出全面的解决方案，这就要求管理者不仅应具有扎实的科学知识和综合协调能力，而对人员素质的要求，尤其是对复合型人才的要求是最重要的一环。所以，还应具备开拓性、创造性的人才。延安供电局对此很重视，从系统着手开始时，就注重文才的选用和培养，为办公自动化系统的进一步完善和成功应用奠定了良好的基础。
    三、在推广应用上制定策略和相应的管理制度
    办公自动化工作整体上可分为建设与应用两个阶段，它是否在生产工作中发挥其作用才能体现办公自动化的价值，如果用不起来，再好的系统也是摆设。因此，延安供电局办公自动化系统在推广应用过程当中制定和采取了以下措施：
1.制定了计算机上网管理办法和办公自动化各个模块责任落实制度。
2.摆正系统建设、管理与应用之间的关系。一个好的软件系统既有服务又有管理，但是有效的管理应存在于优质的服务之中，所以办公自动化在表现形式上就是服务。各部门都应摆正自己的位置，建立起服务的观念，否则再好的计算机系统也别想运转起来。
3.确立了总体应用目标和阶段应用目标。分阶段进行实施所制定的目标。走一步见一步效果，逐渐与总体目标靠近。制定计划时根据单位的实际情况，找出最佳切入点，以点带面，最终实现全系统投入正常运行。
4.制定了培训计划。使用人员掌握计算机技术的水平的高低，直接影响办公自动化的推广应用进程，所以制定了比较科学的培训、应用计划。先从局办人员开始培训，再扩大范围到全局管理人员，最后再到局领导，从最基本的计算机上机操作开始，到一般操作系统的学习，进行手把手的培训，总共办了30多期培训班。中间穿插考试，对于成绩不合格者再参加培训。对两次不能达到要求的进行考核。并在全局范围内举办了计算机竞赛。在推广应用的过程中，对年龄大的老同志不能急于求成，先从最基本的输入汉字开始教起，逐步提高培训难度。经过多次的培训和应用后，各级业务人员感觉到网络办公给自己的工作带来了很大的便利，并能从中享受到了优质的服务，也极大地增加的学习的兴趣，加快了办公自动化系统在延安供电局单轨运行的速度。
5.制定不定期检查、抽查、考核措施。不；办公自动化管理员每周对各个模块的使用情况进行检查、个别抽查、统计，然后在电子布告进行公布，对好的部门给予通报表扬，对使用差的部门及人员给予通报批评，并纳入局当月考核。同时，也注意协调好各部门的关系。经过一系列的推广应用措施的实施，也加快的办公自动化系统在延安供电局的单轨运行。
6.建立部门信息员制度。我局使用人员多，办公自动化管理员少，要想尽快的推广OA系统的单轨运行，难度是非常大的。鉴于此种情况，我们建立了部门信息员制度。对于办公自动化系统收发文处理当中的规则、方法、技巧、使用过程当中普遍出现的问题等。OA管理员先对各部门的信息员进行培训，然后信息员对本部门进行培训，这样就缓解了人员紧缺的问题，也能及时收集下面使用人员的反馈意见，便于我们更好的开展工作。
    四、对电子文件管理的原则
    根据我国党政机关工作的特点，在相当一段时期内，在办公自动化领域对正式文件的管理必须做到纸质文件与电子文件并列运行。其各自的作用是：纸质文件作为行为的依据，电子文件作为信息共享的手段。内部非正式文件可以实行电子文件单轨运行。但是，这样对真正意义上办公自动化是矛盾的。也不利于办公自动化的推广运用。
    延安供电局在此方面工作步子迈的很大。发文：规定加盖了电子公章的电子文档用彩色激光打印机打印后，作为纸质文件，同时附加文件从拟稿到完成整个过程中各级人员批示意见的概要表，一并归档。收文：收到的文件经过扫描后，用收文系统进行，归档时，打印的电子文档和各级人员批示意见的概要表一并归档。这样的举措完全摈弃了手工拟稿、手工收文，是延安供电局办公自动化系统在短时间内快速实现单轨运行的关键。
    五、边使用边完善系统，使之更贴近用户
    软件的功能是否适用，管理功能是否配套等,直接影响到系统的推广应用。在运行的过程当中，发现原系统在流程设置上与我局实际运做不相符、公文管理的某些功能不能实现、公共信息模块功能不能满足实际工作需要。经过深入了解各方面人员的不同需求，又听取了其他部门的意见，同时考虑了其他部门对公共信息的需求情况，对办公自动化进行了二次调研开发。进一步优化了业务流程，开发了许多功用模块，并严格控制权限，大大提高了办公效率和服务质量。在同时使用的过程中，随时吸纳用户的建议，不断完善系统的功能。功能比较完善是推广应用成功的重要一步。
    随着办公自动化系统的成功应用，人们越来越觉得现代化办公环境给人带来的便利，快速、方便的邮件系统，合理优化的流程流转机制，功能齐全的应用模块，是延安供电局办公自动化系统成功应用的基石。高层领导的重视，好的推广应用措施，是延安供电局办公自动化系统成功应用的关键。
    
         结束语：
    随着科技的不断发展，办公自动化的发展趋势要求办公自动化系统必须紧密地把信息处理、业务流程和知识管理融合于一体，实现从现有的"工作流应用系统"到更高级的"决策智能系统"--即基于知识管理的办公自动化系统的革命性转变。世界经济对企业在知识经济中的工作效率和服务质量的要求，迫使我们向基于知识管理型的办公自动化系统进行转变和升级，相信在全体延安供电局人员的努力下，我们会做的更好。


                信息来源： 延安供电局信息中心