非生产资产的信息化管理分析报告

一、 概述

    随着发电公司信息化的逐渐深入，A发电公司信息化工作成果显著，以EAM、PI为核心系统的生产管理系统，以FMIS和HR为核心的经营管理系统，以OA为核心的行政管理系统，整个信息化系统涵盖了公司的几乎所有领域，极大地提高了效率和管理水平。但是由于EAM系统作为生产资产管理系统，非生产资产一直没有在EAM中进行管理，非生产资产是指电厂中不用于直接生产的资产，主要包括：办公区和行政区建筑物、行政区和办公区设备、行政和办公区零部件等等，非生产资产的信息化管理仍然是个空白。非生产资产的价值也非常大，A发电公司非生产资产的总价值大约在   万元左右。如何高效管理非生产资产的采购、领用、维护、报废成为管理部门仔细研究的一个问题。

二、 目前现状及存在缺陷

    电厂公司目前非生产资产完全处于手工管理状态，基本上是靠人来记账，甚至很多资产并没有记录在册，这就造成了资产的极大浪费和使用不当。目前，主要存的问题如下：

1、 无相应的管理台帐

    电厂公司的非生产资产数目众多，加之量很大，但是并没有一个完全的资产台帐，并不是清楚有多少资产，有多少种资产，每一种资产目前的使用者是谁，目前的使用状况如何。
没有相应的台帐，就无法进行查询和统计。目前，有多少资产状态良好，有多少资产状态接近损坏。没有相应的台帐，就不能很好的进行维护。

2、 无相应的管理流程和管理制度

    资产的管理涉及很多管理流程和制度，例如，每一种资产都应该有使用制度，都应该有维修的制度和流程。资产在领用过程中应该有领用的制度和流程，在采购的过程中应该有采购的制度和流程，但是由于采用手工进行管理，很难将制度和流程进行建立和管理。

3、 无法落实责任人和维护人员

    由于非生产资产数量庞大，但是里面有非常多的资产并不是价值很多，体积很大，因此，管理起来就更不容易。

4、 纸介质容易丢失

    目前，领用和采购过程中大多都通过纸介质，采用纸介质的方式不仅浪费大量纸张资源，而且非常容易丢失，在管理人员更换，维护人员更换等过程中，大量资料丢失，即使不丢失，也很少有人继续去查找，因此，迫切需要采用信息化的手段代替手工。

三、 A发电公司非生产资产的信息化管理需求
 
    非生产资产管理信息化应该以非生产资产台帐为核心进行管理，涵盖资产的整个生命周期，其中包括计划―采购―入库―库存―领用―使用--维修―报废等。涵盖非生产资产管理的各个方面，包括资产的生产厂家，供应商，使用状态，使用人，目前数量等等。
    系统管理模块应包括以下几个功能：其中包括授权，基础数据的管理，包括人员，厂家，分类，部门专业，财务科目等等。
    台帐管理是系统的核心模块，也是实施中工作量最大的一个模块，其中需要定义所有需要管理的非生产资产，并且对其分类，编码，编写其位置，使用者，维修者，目前状况等，该模块的信息质量很大程度的决定了该系统使用的质量。
    维修管理主要应该对非生产资产的维修进行管理，包括报修，修理，验收合格等流程，其中一些大型的资产的维修也需要使用项目来进行管理，某些资产需要采用例行检修的方式，该模块应很好的规范非生产资产的维修活动，更好的提高资产的价值，提高资产的生命周期。
   物资管理模块应主要管理资产的计划、采购、领用等活动。部门在需要新的资产是就要填写资产采购计划，经过领导审批后进行资产或者物资的采购，采购完成后到货进行验收入库，进入库存，然后使用部门或者使用人可以进行领用。该模块很好的管理资产和物资的采购及领用，最大限度地降低采购成本，提高采购效率。
    资料管理模块对非生产资产的资料和文档进行管理。需要管理非生产资产的工程图纸和文件，非生产资产的维护和维修记录等，非生产资产的使用说明等等资料和文档。
    以上功能模块只是一个初步的需求，通过该需求的分析我们可以看出，通过信息化的手段是能够非常方便和高效，规范管理非生产资产，降低成本，提高效率的。

四、 技术可行性分析

    目前，在信息化产品市场上还没有针对发电公司的非生产资产管理系统，但是有一些功能相似的资产管理系统，这些资产管理系统功能更全面更复杂，可以进行二次开发达到公司的功能需求。
    信息化构建中目前主要采用两种方式，一种是定制开发，就是我们自己请软件公司来开发，使用人员告诉开发人员 软件需求，开发人员按照使用人员的需求进行开发，第二种方式是采用成熟的产品进行实施，一般采用功能比较全面，系统比较稳定的成熟系统进行实施。在实施过程中，也可以根据客户的要求进行部分客户化工作。这两种方式各有利弊。第一种方式，能够更贴近用户的需求，由于功能需求是用户提出来的，所以能够很好的满足用户的需求。但是一般都会遇到很大的问题，一个是用户和开发人员不能很好的沟通，开发人员并不能很好的了解用户的需求，导致开发出的产品并不能完全满足用户的需求，并且，在开发过程中会遇到各种技术问题和管理问题，因此，较大的系统不建议采用开发的方式。
    采用成熟产品进行实施的方式是目前企业用户比较青睐的方式，它的优势主要体现在：1、成熟的产品本身是经过质量检验的，系统稳定，功能全面，2、成熟的产品是由很多业务专家的经验和知识汇集的，一般都融入了先进的管理理念，很好的提高企业的管理水平，但是，由于成熟产品大多都是国外的产品，因此，价格上可能会稍高一些。

五、 管理和实施可行性分析

    非生产资产管理系统本身融入了非生产资产管理的先进思想，因此，能够很好的满足非生产资产的管理需求。主要体现在以下几个方面：
1、 提供了资产台帐。
    非生产资产管理系统的核心之一就是要将发电公司的所有非生产资产进行统一编码，建立台帐以便统计和查询，很好的了解目前非生产资产的状态，使用情况，资产价值等等。
2、 采用流程规范管理
    在非生产资产管理系统的维修模块和物资管理模块都涵盖了审批流程，包括报修和修理的流程，采购和领用的流程等等，采用流程能够规范管理，降低成本。
3、 可以管理非生产资产的整个生命周期
    非生产资产采购入库以后，使用人员需要填写领用单方可领用，在维护过程中需要填写维修单等等，在彻底不能使用后或者达到使用年限后进行报废，整个生命周期都是透明的和可管理的。
因此，我们说非生产资产管理系统能够满足非生产资产管理的需要，但是在系统实施过程中也会遇到一些困难：
1、 基础数据非常庞大
    非生产资产管理的信息化管理是否可行，基础数据的准备非常重要。但是A发电公司的非生产资产数量非常庞大，准备也非常复杂。首先要对所有的非生产资产的位置和分类进行编码，用以确定非生产资产的所处地理位置，便于查找、配备和维护，对分类进行编码，便于按分类进行管理和维护。其次对非生产资产本身进行编码，包括名称，位置，分类，使用人，目前状态，生产厂家，生产日期等等，工作量非常庞大。
2、 系统实施时要求配合人员水平较高
    在系统实施时，需要将系统咨询顾问和电厂配合人员共同组成实施小组。要求配合人员拿出全部精力配合实施工作，而且实施时配合人员自己要对非生产资产的管理有一个比较好的认识和方法，这样才能确保实施顺利，使用成功。
3、 开始应用时会遇到一定的阻力
    信息化的管理配合着流程的管理，流程会造成管理更加规范，有的时候需要一个适应的过程，这样开始的时候很可能增加一些人的工作量，因此，可能会遇到一定的阻力。但是，阻力只是暂时的，长远来看大家的工作量是减轻的，效率是提高的，因此，一方面严格要求员工一定要使用，按照要求使用，一方面加大对员工的培训，只有这样，才能顺利地使用下去。

六、 经济效益和社会效益分析

    非生产资产管理的信息化是有着很大经济效益和社会效益的。非生产资产管理系统本身的大概投资包括：硬件服务器，软件操作系统、数据库和系统本身，咨询实施服务，总投资大概在200万以内，但是获得的收益绝对是投入不可比拟的。第一、非生产资产的信息化管理能够降低非生产资产的购买成本和库存成本。利用非生产资产管理系统后，可以对采购进行审核、管理，对供应商进行管理，在此过程中，能够降低采购成本。目前，很多非生产资产在库存中或者在帐上却找不到，仍然要重新采购，有了信息化管理，就可以杜绝这个问题，从而降低库存，按照生产资产管理系统能降低20―30%的库存的经验来计算，非生产资产管理系统能够降低20%的库存，A发电公司目前的非生产资产库存在    万元，相当于可以降低    万元的库存，劳动成本、管理成本、折旧费用都能节省，一年可以节省成本相当于     万元。第二、非生产资产管理系统能够提高工作效率，从而减少工时降低人工成本。使用非生产资产管理系统后，不管是配备、领用还是维护，都能大大提高工作效率，从而节省了工时，相当于降低了人力成本。第三、减少非生产资产的流失和浪费。在手工进行管理的过程中，很多非生产资产的台帐和记录比较零散，甚至容易丢失。很多非生产资产的领用者和使用年限都比较难以查找，久而久之造成很多非生产资产不翼而飞，只能按照报废来处理，同样，有了信息化管理，我们就能很清楚的控制领用数量，能够节省很多非生产资产。第四、使用信息化管理非生产资产也是有着很多的社会效益的。发电公司很多电厂都在研究非生产资产管理的课题，目前，非生产资产的信息化管理方面一直是一个空白，A发电公司的信息化管理对于整个发电公司也者非常强的借鉴意义。不仅如此，A发电公司的非生产资产信息化管理对于整个发电行业都有着较强的借鉴意义和指导意义。

七、 项目实施进度计划

    非生产资产管理的信息化并没有一个非常成熟的管理系统，尤其是发电企业没有一个很成熟的模式。因此，项目实施的周期较长，在这个过程中，还要对管理现状进行深入的调研，对系统进行二次开发工作。整个项目的实施大约需要9个月的周期。

八、 总结

    非生产资产的信息化管理已经是A发电公司非生产资产管理的必然趋势，也是解决各种现存问题的必要手段，同时非生产资产的信息化管理在技术上是可行的，在管理上是可操作的，对降低成本和提高效率都有着明显的作用，并且有着非常广泛的社会效益，它的实施必然提高整个A发电公司非生产资产管理的水平，提高管理效率，降低管理成本和维护成本，同时对整个发电公司的非生产资产管理有着非常强的借鉴意义，必然成为发电电力其他公司学习的典范。总之，实施非生产资产的信息化系统是必要的，也是可行的。