别让“已阅”成为一种习惯

前些天，听同事说起一件小事，他接到电话通知，安排他去参加一个重要会议，然后匆忙前往。因在参会前准备不周，对会议的要求了解不甚清楚，导致在开会时没有达到会议效果，对此他很是苦恼，怪自己没有在之前认真阅读通知文件。

“OA里有个公文，大家需要尽快处理一下。”“有个文件流程走到你那了，麻烦处理一下。”工作中时常得到这样的消息，这是常有之事。于是放下手中的活，点开办公系统页面，打开待读文件，签上自己的大名，写上“已阅”，点击“提交”，一气呵成。这样的公文处理速度着实是快，但问题接踪而来，于是出现了当问及通知里某项工作的细节要求、时间节点、进展及落实情况时回答的不是很清晰，甚至有人都不知道还有很多细节工作要做。

随着科技的进步，特别是信息技术日新月异地发展，不知是因为受到QQ、微信、微博等媒体冲击，或者是因为OA文件太多，员工工作太繁忙顾及不过来，导致对OA系统公文的重视不够，责任心不强，俨然让“已阅”成为了一种习惯。笔者认为，无论是发文人还是阅处者，均应该对产生“已阅”这一现象进行深入思考。

签署“已阅”之时，你真的认真阅读文件要求了吗？对一些重要的文件，下载留存了吗？文件中交办的事项都记下了吗？之后都落实了那些？是否做到了闭环处理？同时签发公文之人，是否认真思考过每一通过OA发文的文件需要哪些专业、岗位的人阅知、办理？每一项工作的安排部署是否都有具体的责任人，完成时间和具体标准有哪些？

别让工作安排都只停留在“已阅”上，就应该做好以下两方面的工作。

部署工作要明确。安排工作时，简洁明了，少出现一些“相关部门”、“有些专业”，明确责任主体，直截了当。无论是会议上还是在文件中，部署工作要明确部门，既有完成时间，又要有工作标准。工作部署后，要强化过程管理，做好跟踪，及时给予必要的指导，纠正跑偏，防止脱离目标轨迹。在安排工作上，要立足工作实际，把上级精神与企业实际结合起来，把对上负责与对下负责结合起来，有针对性、创造性地部署工作，努力在结合中出思路、出特色、出成效。

工作落实要掷地有声，见真见效。工作落实，要有责任心，干净利索，杜绝“差不多”、“基本上”等词语。无论是电话、短信，还是文件通知，在接到一项工作任务时，一定要理解主旨意图，吃透文件精神，掌握正确的工作方法，制定完成目标的计划和措施，列入工作日程表，逐项分解、细化、量化目标，对照工作标准，一项一项落实闭环。在落实工作的认识上，在对公文的阅处时，切忌走马观花，要深刻认识到不抓落实，再美好的蓝图也不过是空中楼阁，要有一股韧劲，要以踏石留印、抓铁有痕的劲头狠抓落实，一件一件地落实，一项一项地督促，完成一项闭环一项，真正让每项工作都落地生根、见音见效。

如今，“已阅”已成为了公文处理中的“常客”，“已阅”本无错，但我们在签署“已阅”的时候，一定要做到认真阅读、理解文件精神，别让“已阅”成为了一种习惯，成为一种自然而然。