财务管理信息化存在的通病及解决方法

电力18讯：    作者：倪小红


　　1、 数据没有共享

　　这是大部分企业的通病。他们以为，财务管理信息化，就是财务部门的事情。其他部门需要什么数据，就像财务部门要好了。其实，这么做非常的不合理。就像上面所说的，若没有其他部门的用户去监督财务部门，则财务管理系统中的数据不能保证及时更新，虽然月底出的报表时正确的，但是，在平时查询数据时，就可能存在误差。

　　其次，就是其他部门人员每次需要数据的时候，都需要向财务部门要。这无论是谁，都会厌烦。如销售人员，若能够实现数据共享的话，可以每个星期一，导出一张应收帐款余额表，作为本周自己工作的依据。但是，若销售人员不能自给导报表的话，那结果是，很可能销售人员只能一个月拿到一张报表了，在这一个月中，只能靠自己手工记录。可见，如此无论是工作效率，还是信息准确性上面，都值得商榷。

　　2、 数据与其他部门连接不好

　　现在大部分企业，特别是中小企业，都只是上了一个财务管理系统，而没有上ERP系统。光上财务管理系统就有这么一个缺陷，就是财务管理系统的数据来源，都要靠手工输入。而这个手工输入的工作，效率不高，准确率也不是很理想。而且，然后查询起来也是一个问题。

　　就如同上面所说的，在生产企业中，单据比较多，有些要专门有一个人员来输入这些单据，这可以说是劳命伤财的事情。其实，企业也不是一定要这么做。企业此时只需要花一点小钱，让技术人员开发一个导入工具，如此，只要其他部门按照固定的格式整理好数据的话，即每天提供一份报表的话，则财务人员的工作要轻松很多。并且，如此还可以保证数据的质量，何乐而不为呢?而且，开发一个导入工具的成本也不是很高，千把块钱就可以搞定的事情。

　　以上这些是自认为财务管理信息化已经做的非常好的企业，仍然存在的一些通病。若大家遇到这些问题，那现在去改进，必然可以使得企业财务管理信息化更上一层楼。有时候，一些细小的改进，就可以使得信息化水平前进一大步。

　　中小企业财务管理信息化的通病

　　人情要讲究礼尚往来，财务信息化也是如此，要讲究礼尚往来。这句话何解呢?我们先来看一下，现在大部分企业财务信息化的局限性。

　　很多企业在搞财务信息化时，都只局限在财务一个部门。其实，这是非常不好的。伟人说过，绝对的权力，绝对的腐败。而现在就财务部门在用财务管理软件，其他部门都没有直接用到其系统中的数据，这导致的结果就是，财务管理软件在财务部门用的好不好，只有财务部门自己清楚。有些帐务出错了，也没有人去监督;有些帐目应该日事日毕，但是，他们没有及时登帐，可是，没有人去稽核，他们也就相安无事。

　　所以，我认为，财务管理信息化要作的好，必须实现“礼尚往来”。即，其他部门如采购、生产、销售等要把当天发生的费用及时汇报给财务，而财务部门也要及时在系统中录入单据，然后把查询的权限交给其他部门，让他们可以实时查询相关信息。

　　财务现实场景一：

　　某个销售员，想要知道到现在为止，自己负责客户的应收未收明细及未开发票明细。怎么办呢?就去向财务要。然后，财务人员在系统中把报表拉出来，给这个销售员。如此，一个月一次，还可以。双方都不觉得烦，但是，若一个星期一次，那可能财务人员或者销售人员都不会干了。

　　解决方法：

　　我有时候，去一些企业考察的时候，都觉得非常的奇怪。为什么他们不把这些查询的权限下放给具体的业务员呢?如此，销售人员就能够实时的查询相关信息，这对应收帐款的催缴等等，都是非常有帮助的。当我问及这个问题时，他们有的说没有想到。这个答案这是让人哭笑不得。

　　所以，我建议那些只上了财务管理系统(没有上ERP系统，ERP系统一般都可以实现这个功能)，把一些应收未收、应开票未开票的报表查询权限下放给各个业务员。如此，有两个好处，一是销售人员可以及时查到这些信息，方便他们的工作;二是对于财务部门也是一个监督，督促他们及时把业务信息输入到ERP系统。

　　财务现实场景二：

　　月底，销售经理要对业务员进行考核，需要这个月每个销售人员收回了多少款项，还有多少款项没收，有多少逾期了，等等。此时，财务人员就会从他们的财务管理系统中，导出一些报表，稍加修饰整理后，然后发给销售经理。也就是说，销售经理一般只有到月底或者年底才能知道这些情况。这对销售经理及时掌握销售员的动态是不利的。

　　解决方法：

　　为什么要实现管理信息化呢?其中有一个重要的目的就是实现数据共享。而现在相关信息都集聚在财务一个部门，财务部门更是滴水不漏。他们部门不敢把查询的权限下放给其他部门，有一个重要的原因，就是财务不敢下放。为什么呢，因为若把这些权限下放给其他部门，就意味着他们业务信息的处理必须非常及时，今天发生的业务必须今天就在系统中处理完毕。但是，很多财务人员不能做到这一点。他们有时候忙的话，会推迟个两三天才在系统中做帐。反正没有其他部门人员来查询系统，只要他们当事人知道怎么回事情就好了。真是由于这种心态，所以，财务管理系统的数据不能够保证及时更新。

　　所以，我认为，无论是为了管理层的方便，还是为了提高财务管理系统的及时性，都有必要把一些报表的查询权限，下放给其他部门的员工。

　　财务现实场景三：

　　每到月底，就是财务部门最忙的时候，要忙着登帐、作帐。要把仓库部门拿过来的一张张入库单信息一一输入系统，作为做凭证的依据。出货单也是如此。这些半手工的处理方式，大大降低了财务关系信息化的效果。

　　解决方法：

　　用过ERP系统的人都知道，财务管理系统可以跟其他部门的模块紧密结合，如出货单、入库单的相关信息都不用手工输入。那若企业没有上ERP系统，只是上了个财务管理系统，难道就要手工的一张张输入了吗?其实不然。

　　以前我集团的一个子公司就是如此操作。我每次去看的时候，他们好像都很忙，还有专门的人员在那边输单据，因为是制造企业，所以这些单据特别多。我看了就很懊恼，他们虽然个个都很忙，有时候甚至连吃饭都顾不上。但是，忙的没有效率、没有成果。

　　后来，我就叫集团的一个懂数据库的人，开发了一个成批导入工具。有了这个工具，仓库部门只需要按照固定的格式，把当日的出货信息、收货信息整理成一张EXCEL表格，然后，财务人员一按鼠标，就可以把相关信息导入到财务管理系统的数据库中。如此，财务人员就不用一张张的输单据了。大大提高了工作效率。

　　综上所述，我觉得现在财务部门的信息化，主要存在两个问题。