办公自动化信息量极度膨胀 效率提升遇瓶颈 （1）

电力18讯：    来源：赛迪网－中国计算机用户    作者：陈曦

也许只要输入名字，5分钟内就可以生成一个有15万字，50M音频，500M视频的多媒体自传，那将是一件多么有趣的事情。

“我把资料放到服务器上了，你自己去下载吧。”

“哪个文件夹？我怎么找不到？”

这是我们日常工作中经常会听见的对话。很多公司都有服务器，面对服务器上错综复杂的文件夹，有的以人名命名，有的以日期命名，还有的干脆就直接把文档放在根目录下。

要想找个东西，在对方告诉你详细的路径之后，也要费一番力气才能找到，颇有一些曲径通幽处的感觉。

邮件系统也是如此，对于有些B2B网站的网上营销业务员来说，在接收到以往有过合作企业的邮件时，销售人员常常需要根据企业名称再从客户数据中寻找合适的联系人与联系方式，以便通过电话确认订单，费时费力。

而在上海市一家策划机构，项目经理在北京洽谈业务，双方达成初步意向后，项目经理在第一时间将需要上海项目组完成的策划要求通过电子邮件发送给同事，然后前往另外一家客户洽谈业务。

结果当他第二天返回上海公司时才发现同事忙于处理其他同事群发的工作邮件，致使他发回的邮件仍处于未阅读状态。而此时距离客户要求的反馈时间所剩无几，只好临时抽调其他项目组同事合作，勉强在规定时间发出策划案，但由于策划案相对简单而未能战胜对手。

每天数百封电子邮件的往来、数十份文档的编写打印、数个报表的流转审批、多人协作完成项目的节点工作……。

这些可能是我们每天都要面对的工作生活，办公自动化理念转化为产品之后，许多人从手工劳动中解放出来，开始过上“键盘+电子文档”的生活，工作效率获得前所未有的提高。但是这种效率提高到一定程度时，随着办公自动化带来的信息量极度膨胀，效率的进一步提高遭遇瓶颈，甚至出现了下降趋势。


内容管理不能小窥

邮件、文档、视频、音频，如果你小看这些非结构化数据，认为他们只是不重要的“鸡肋”，那你就大错特错了。

有数据表明，每位企业员工每天花在阅读邮件上的时间，有50%左右是在阅读无效邮件。企业需要考虑这样一个问题：每封邮件的阅读时间，企业都在支付薪水，而这部分被支付了薪水的工作时间，不但不能提高员工工作效率，甚至还会因此降低他们的效率。

在人类应用信息技术的几十年里，以文件系统、数据库系统为代表的数据管理技术，既满足了社会发展对信息技术的需求，又推动了信息技术的迅猛发展。但是，随着信息技术的普遍应用，已有的数据管理技术已远远不能满足应用需求。

据统计，企业数据规模正以每年200%的速度增长，且90％是非结构化内容数据（如文档、音视频流等）。因此，内容管理作为一种专门的非结构化信息管理技术，伴随着非结构化数据规模和应用需求的不断增长，逐渐成为数据管理技术发展的一个重要方向。

因此，“企业内容管理”已经成为软件基础设施中一个重要而又复杂的组成要素。随着电子邮件和互联网+的普及，企业所创建和维护的内容数量大大增加，有些新法规还要求对特定内容（如体检结果、中介/客户交流记录等）进行保存并提供访问渠道，也大大激发了内容的增长。

以“萨班斯法案”为代表的法规遵从对企业的信息留存、文档管理都提出了更高的要求，这方方面面的原因促进了企业内容管理的大发展。

在这样的背景下，企业内容管理在全球已成为大型企业必备的IT产品，是企业在市场竞争中取胜的关键因素。　　

国外的分析表明，企业内容管理将成为下一轮软件市场竞争的热点，早在2004年Gartner Dataquest就预计到2008年，全球知名的2000家企业中有四分之三将实施面向桌面和面向流程的内容管理，预期超过17亿美元，并且会将协同工具和门户包含进来，而整个ECM市场收入将达到41亿美元。

国际化厂商纷纷看好这一领域，IBM公司收购Tarian，TrueArc收购Documentum。去年，Vignette公司又收购了Tower Technology公司，也是为了加强在记录管理方面的实力。赛迪顾问也预测企业内容管理会在中国市场稳步增长，内容管理将在2007至2010年平均增速达到81%。