学会拒绝 管好时间

电力18讯：    路耀华

    “时间不够用”是大部分企业领导人普遍面临的问题，而占用企业领导人时间的相当一部分事是打电话、接待、应酬和开会。在这些事情当中，相当一部分又与规划决策、经营管理没有关系。正是这些事务性的工作占用了企业领导人相当一部分精力和时间。于是“时间不够用”的问题就显现出来。
    
    有一位记者带着“如何利用好时间”的问题采访了曾被德国《资本》杂志等媒体誉为“时间管理界教皇”的罗特尔?塞维特教授，他提出一系列的见解和理论，“学会拒绝，管好时间”是其中的重要内容。
    
    塞维特教授认为，有一些企业领导人预留的弹性时间永远不够用，总是会有突如其来的事情发生。比如：同学突然到访、朋友有事要找你、某一部门要求你参加与你的企业基本没有关联的会议等等。对此，塞维特教授提出的建议是：要学会恰当的拒绝。
    
    恰当的拒绝是时间管理中摆脱变化和纠缠的有效办法，但很多人担心得罪人而不愿这样做。塞维特教授认为，拒绝的方法十分重要。首先要和颜悦色，但要显出坚定的态度，并说明不能应邀的原因。若有可能，可为其提供替代的方案，或其他有效途径。其次，切忌通过第三者拒绝，以防止对方认为你不够真诚。再次，有些邀请或约见，可以在日后补偿。总之，恰当拒绝重在“恰当”，拒绝的不恰当会给你和企业带来负面的影响。
    
    时间管理中有一条优先原则，即我们讲的轻重缓急原则。维塞特教授认为，要按照“80/20定理”工作，即将80%的时间和精力集中在20%的关键业务中。其核心是把要办的事分成非常重要、重要和次要三类，按重要的程度排列出处理的时间顺序和精力分配的比例关系。有的管理者对此不重视，就很容易“办了次要的，丢了重要的事”，有的甚至还会遗漏了该办的事，影响或耽误了生产经营。
    
    时间管理中还有一条“时间分配原则”。塞维特教授讲了一则寓言：一个人在林中散步，看见一名伐木工人正在大汗淋漓地锯树。散步者觉得奇怪，便问伐木工人：“你的锯子已奇钝无比，为何不把它磨锋利再锯呢？”伐木工人气喘吁吁地说：“我可没时间，我还得锯更粗的树呢！”伐木工人的做法显然是错误的。如果把时间安排为先把锯磨锋利，再锯树，那将大大提高锯树的效率。所谓“磨刀不误砍柴工”，正是这个道理。它体现了正确的时间分配原则。
    
    无论从哪个角度，对于企业领导人来讲，时间管理是重要的。他们应该学会拒绝不该占用时间的事，学会管理好自己的时间。