山东一建借助“平台”实现国内外一体化无障碍办公

以前项目部和总部的沟通渠道主要是邮箱、即时通讯工具、电话。日前，山东一建借助公司的业务管控一体化平台设计了针对项目的收文、发文、会议纪要管理模块，为项目部与总部之间的沟通架起一座新的沟通桥梁，并渐渐演变成主要的沟通渠道，掀开业务“沟通”新篇章，实现了国内外一体化无障碍沟通办公，同时，实现了信函全程电子无纸化处理。

山东一建收文、发文、会议纪要管理模块，有效借助互联网+信息化和“大数据”平台的作用，将项目部和总部的收文、发文、会议纪要通过一个大平台处理，处理流程透明，实现了信息资源共享，使信息互通更及时。例如，现在对某一个具体问题的处理过程，一方想知道另一方的处理方案和处理结果，只需要打开针对这一问题的具体信函或者会议纪要，通过查看流程就一目了然。再比如，现在打算对外部单位发函，编审批不再需要信函起草人跑着找各位领导签字，从平台上就可以完成信函的编审批，全程无纸化审批。收文、发文、会议纪要管理模块的使用，大大的提高了沟通的效率，为推动公司改革创新、转型发展，加快公司管理技术型、质量效益型国际知名工程公司建设再添“新武器”。

据了解，该公司在项目收文、发文、会议纪要管理模块开发过程中，主要分四步走，确保了此种“沟通”方式科学合理并保证了在执行中的顺畅高效。第一步搭好架子。根据每个项目的具体情况设计好项目文件构架。第二步设好格式。设计并固化好发文的具体格式。设计好收文、会议纪要录入信息的格式。第三步定好流程。定好收、发文和会议纪要起草、审批、处理、归档、查询的流程。第四步做好培训。通过集中培训和个别培训相结合的方式，使人员熟悉整个模块的操作。